Prowadzenie ewidencji godzin pracy to jeden z obowiązków, który często budzi wątpliwości zarówno wśród zleceniobiorców, jak i zleceniodawców. Czy zawsze jest konieczne dokumentowanie czasu wykonywania zlecenia? Jakie są konsekwencje braku takiej ewidencji? W artykule wyjaśniamy najważniejsze kwestie związane z rejestrowaniem czasu pracy przy umowach cywilnoprawnych oraz przedstawiamy praktyczne wskazówki, jak poprawnie prowadzić taką dokumentację.
Podstawy prawne ewidencjonowania czasu pracy na umowie zlecenie
Obowiązek ewidencjonowania godzin wykonywania umowy zlecenia wynika z art. 8b ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Przepis ten, wprowadzony w 2017 roku, ma na celu zagwarantowanie osobom pracującym na podstawie umów cywilnoprawnych otrzymania co najmniej minimalnej stawki godzinowej.
Strony umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług są zobowiązane do określenia w umowie sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług.
Obowiązek ewidencji dotyczy wszystkich umów zlecenia oraz innych umów o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu (z wyjątkiem kilku ustawowych wyłączeń). Status zatrudnienia zleceniobiorcy nie ma znaczenia – przepisy obowiązują zarówno osoby, dla których zlecenie jest dodatkowym źródłem dochodu, jak i te, dla których stanowi jedyne źródło utrzymania.
Kto musi prowadzić ewidencję godzin pracy?
Obowiązek ewidencjonowania czasu pracy dotyczy:
- osób fizycznych wykonujących zlecenie lub świadczących usługi
- przedsiębiorców jednoosobowych, którzy nie zatrudniają pracowników ani nie korzystają z usług podwykonawców
Z obowiązku prowadzenia ewidencji godzin wykonywania umowy zlecenia zwolnione są natomiast:
- osoby wykonujące umowę zlecenia na rzecz własnego pracodawcy
- zleceniobiorcy, którzy sami decydują o miejscu i czasie wykonania zlecenia, a ich wynagrodzenie zależy wyłącznie od rezultatu
- osoby wykonujące usługi opiekuńcze lub wychowawcze w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka
Jak prawidłowo prowadzić rejestr godzin przy umowie zlecenie?
Ustawa nie narzuca konkretnej formy ewidencjonowania czasu pracy – sposób prowadzenia rejestru godzin przy umowie zlecenie powinien zostać jasno określony w treści umowy. W praktyce funkcjonuje kilka sprawdzonych rozwiązań:
1. Papierowa lista godzin umowa zlecenie – tradycyjny dokument, na którym zleceniobiorca wpisuje daty i godziny wykonywania zlecenia, często stosowany w mniejszych firmach.
2. Elektroniczny system rejestracji czasu pracy – nowoczesne aplikacje lub arkusze kalkulacyjne, które umożliwiają zleceniobiorcy precyzyjne zapisywanie swojego czasu pracy, z możliwością automatycznych podsumowań.
3. Raport wykonanych czynności – szczegółowy dokument zawierający opis wykonanych zadań wraz z czasem poświęconym na każde z nich, szczególnie przydatny przy złożonych projektach.
Niezależnie od wybranej metody, rzetelna ewidencja powinna zawierać:
- datę wykonywania zlecenia
- godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy (lub łączną liczbę przepracowanych godzin)
- krótki opis wykonanych czynności (opcjonalnie, ale zalecane dla przejrzystości)
- podpis zleceniobiorcy potwierdzający prawdziwość danych
Konsekwencje braku ewidencji godzin pracy
Nieprowadzenie ewidencji godzin wykonywania umowy zlecenia może skutkować poważnymi konsekwencjami dla obu stron umowy:
1. Dla zleceniodawcy:
- Ryzyko kary grzywny od 1000 do 30000 zł za naruszenie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu
- Trudności w udowodnieniu rzeczywistego czasu pracy zleceniobiorcy podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy
- Problemy z prawidłowym rozliczeniem kosztów wynagrodzenia zleceniobiorcy dla celów podatkowych
2. Dla zleceniobiorcy:
- Trudności w udowodnieniu faktycznej liczby przepracowanych godzin w przypadku sporu
- Ryzyko otrzymania wynagrodzenia niższego niż gwarantowana minimalna stawka godzinowa
- Komplikacje przy dochodzeniu należnego wynagrodzenia na drodze sądowej
Czy istnieje minimalna ilość godzin przy umowie zlecenie?
Przepisy nie określają minimalnej ilości godzin przy umowie zlecenie – strony mają swobodę w ustaleniu wymiaru czasu pracy. Kluczowe jest jednak, aby wynagrodzenie za każdą przepracowaną godzinę nie było niższe niż aktualna minimalna stawka godzinowa (w 2023 roku wynosi ona 23,50 zł brutto).
Umowa zlecenie a brak przepracowanych godzin to sytuacja, która może wzbudzić podejrzenia organów kontrolnych. Jeśli w danym okresie zleceniobiorca faktycznie nie świadczył pracy, warto to wyraźnie zaznaczyć w ewidencji, podając przyczynę (np. brak zleceń, przerwa w projekcie), aby uniknąć nieporozumień.
Praktyczne wskazówki dotyczące prowadzenia ewidencji
1. Ustalcie jasny i wygodny dla obu stron system ewidencjonowania czasu pracy już na etapie zawierania umowy. Precyzyjne zapisy umowne pomogą uniknąć późniejszych nieporozumień.
2. Prowadźcie ewidencję na bieżąco – codzienne lub cotygodniowe zapisywanie godzin pracy zapobiega pomyłkom i nieścisłościom. Regularne aktualizowanie rejestru to klucz do jego wiarygodności.
3. Przechowujcie ewidencję przez okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy (3 lata). Warto zadbać o kopie zapasowe dokumentacji, szczególnie w przypadku form elektronicznych.
4. W przypadku pracy zdalnej lub mobilnej wykorzystujcie nowoczesne aplikacje umożliwiające rejestrowanie czasu pracy z różnych lokalizacji, często oferujące dodatkowe funkcje, jak geolokalizacja czy automatyczne przypomnienia.
5. Jeśli charakter pracy uniemożliwia precyzyjne określenie godzin (np. praca twórcza czy koncepcyjna), ustalcie z góry szacunkowy czas potrzebny na wykonanie określonych zadań i regularnie weryfikujcie te założenia.
Prawidłowe prowadzenie listy obecności przy umowie zlecenie to nie tylko wymóg prawny, ale także zabezpieczenie interesów obu stron umowy. Dla zleceniodawcy stanowi dowód, że wypłacane wynagrodzenie odpowiada faktycznemu nakładowi pracy, a dla zleceniobiorcy – gwarancję otrzymania zapłaty adekwatnej do przepracowanego czasu.
Pamiętajmy, że ewidencja godzin to nie tylko formalność, ale przede wszystkim narzędzie zapewniające transparentność i uczciwość w relacji między zleceniodawcą a zleceniobiorcą. Dobrze prowadzona dokumentacja czasu pracy buduje wzajemne zaufanie i profesjonalizm współpracy, minimalizując ryzyko potencjalnych sporów czy nieprawidłowości.