Zdalny odczyt plików DDD z tachografu i kart kierowców jest rozwiązaniem, które znacząco ułatwia codzienne funkcjonowanie firmom transportowym. Dzięki niemu można zadbać o terminowe pobieranie danych oraz ich prawidłową archiwizację. Pozwala to uniknąć naruszeń, które narażałyby przewoźnika na ryzyko otrzymania kary ze strony organów kontrolnych.
Czym dokładnie jest zdalny odczyt plików DDD z tachografu i kart kierowców i jakie korzyści zapewnia? Szerzej na to pytanie odpowiadamy w dalszej części artykułu!
Regularne sczytywanie tachografu i kart kierowców – podstawowy obowiązek przewoźnika
Firmy transportowe podlegają na co dzień wielu regulacjom, które nakładają na nie określone obowiązki. Wśród nich znalazła się również konieczność systematycznego sczytywania kart kierowców i pamięci tachografu oraz poprawnego archiwizowania pobranych danych. Jak często firma musi dokonywać takich odczytów?
- Sczytywanie kart kierowców powinno następować przynajmniej raz na 28 dni.
- Pobieranie danych z pamięci tachografu powinno odbywać się minimum raz na 90 dni.
Dane pobrane z kart kierowców i pamięci tachografu muszą być odpowiednio przechowywane. Pragnąc działać zgodnie z przepisami, przewoźnik powinien zadbać o to, by pliki DDD były archiwizowane:
- w oryginalnym formacie,
- w sposób uporządkowany i bezpieczny – dane należy chronić przed utratą oraz dostępem osób nieupoważnionych,
- przez co najmniej 12 miesięcy.
Zdalny odczyt plików DDD z tachografu i kart kierowców umożliwiany przez zaawansowane systemy telematyczne, takie jak np. Navifleet, pomaga przewoźnikowi w spełnieniu obu obowiązków: terminowego pobierania danych oraz ich bezpiecznej archiwizacji.
Co to jest zdalny odczyt plików DDD z tachografu i kart kierowców?
Tradycyjne sczytywanie kart kierowców i pamięci tachografów wiąże się z kilkoma istotnymi problemami. Przede wszystkim wymaga fizycznego dostępu do pojazdu w bazie przedsiębiorstwa. Okazuje się to szczególnie kłopotliwe w sytuacjach, gdy jest samochód przebywa w trasie, a zbliża się termin odczytu. Konieczne staje się wówczas szybsze sprowadzenie go do bazy – często towarzyszy temu stres wynikający z obaw, czy powrót odbędzie się, zanim minie deadline. Niekiedy z kolei pojazd jest już na miejscu, ale najpierw trzeba go odszukać na terenie firmy, a później zaangażować flotowca i kierowcę w przeprowadzenie procesu odczytu.
Dostrzegając czasochłonność tego procesu oraz fakt, że sprzyja on naruszeniom obowiązkowych terminów pobrań danych, wiele firm szuka dobrej metody na jego optymalizację. Ciekawym rozwiązaniem w tym kontekście jest zdalny odczyt plików DDD z tachografu i kart kierowców umożliwiany przez nowoczesne systemy telematyczne, takie jak np. Navifleet.
Za jego sprawą pobieranie danych może odbywać się w sposób zautomatyzowany, według wcześniej ustalonego harmonogramu. Dzięki temu można ograniczyć ryzyko, że będzie dochodzić do przekroczeń obowiązujących terminów odczytów. Z uwagi na to, że sczytywanie odbywa się na odległość, można je przeprowadzać również wtedy, gdy kierowca jest w trasie, co eliminuje potrzebę nagłego sprowadzania pojazdu do bazy firmy. Dodatkowo, system pozwalający na zdalny odczyt plików DDD z tachografu i kart kierowców umożliwia także bezpieczną archiwizację pobranych danych. W efekcie przewoźnik ma pewność, że działa w pełni zgodnie z przepisami.
Co istotne, firma pragnąca korzystać na co dzień ze zdalnego sczytywania danych z kart kierowców i pamięci tachografów musi zadbać o kilka ważnych kwestii. Podstawową rzeczą jest montaż w pojazdach nowoczesnych tachografów obsługujących funkcję zdalnego odczytu. Należy je wyposażyć również w:
- lokalizator GPS,
- moduł TMR (Tacho Memory Reader), który musi być podłączony do gniazd C i D na tylnej ścianie urządzenia rejestrującego – odpowiada on za współpracę z systemem telematycznym oraz efektywny przesył danych.
Dodatkowo, zdalny odczyt plików DDD z karty kierowcy i pamięci tachografu wymaga także zapewnienia odpowiedniego środowiska technicznego. Aby pobieranie danych było możliwe, niezbędny jest uruchomiony komputer firmowy z podłączonym czytnikiem, w którym znajduje się karta przedsiębiorstwa, a także z aktywną specjalną aplikacją pełniącą funkcję mostu między modułem TMR przy tachografie a kartą przedsiębiorstwa i czytnikiem.
Jakie korzyści zapewnia firmie zdalny odczyt plików DDD z tachografu i kart kierowców?
Decyzja o wdrożeniu w firmie systemu pozwalającego na zdalny odczyt plików DDD z tachografu i kart kierowców jest w stanie przynieść przewoźnikowi wiele korzyści. Co można zyskać dzięki temu rozwiązaniu?
- Terminowość odczytów: zdalny odczyt pozwala zautomatyzować proces pobierania danych w taki sposób, by odbywał się zgodnie z przyjętym harmonogramem. Dzięki temu można zredukować ryzyko, że przez jakieś niedopatrzenie dojdzie do przekroczenia obligatoryjnego terminu sczytania karty kierowcy lub pamięci tachografu.
- Możliwość dokonania odczytu bez fizycznego dostępu do pojazdu w bazie przedsiębiorstwa: zdalne sczytywanie danych sprawia, że specjalne sprowadzanie pojazdu do firmy w celu dokonania odczytu nie jest już konieczne. Pozwala to ograniczyć liczbę zbędnych przejazdów oraz zapewnia oszczędność czasu zarówno kierowcy, jak i flotowcowi.
- Optymalizacja procesu rozliczania kierowców: zebrane pliki DDD z konkretnego okresu są automatycznie kierowane na skrzynkę mailową osoby zajmującej się comiesięcznym rozliczaniem kierowców. Dzięki temu, że kompletne dane trafiają do niej na czas, proces rozliczeniowy może przebiegać sprawnie i terminowo.
- Bezpieczna archiwizacja danych: zdalny odczyt plików DDD z tachografu i kart kierowców umożliwiany przez systemy, takie jak np. Navifleet, pozwala zadbać zarówno o pobieranie danych w terminie, jak i o ich odpowiednią archiwizację. Firma zyskuje więc pewność, że działa w zgodzie z obowiązującymi regulacjami.
Biorąc pod uwagę zalety zdalnego odczytu plików DDD z tachografu i kart kierowców, jego wdrożenie może okazać się dla firmy bardzo opłacalną decyzją. Przewoźnik ułatwia sobie w ten sposób wywiązywanie się z obowiązków nakładanych na niego przez przepisy i ogranicza ryzyko występowania naruszeń, za które grożą dotkliwe kary.