Czym jest umowa użyczenia samochodu?
Umowa użyczenia to umowa cywilnoprawna, na podstawie której użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu na bezpłatne używanie samochodu przez określony czas. Kluczowym elementem jest tu nieodpłatność – w przeciwieństwie do najmu czy dzierżawy, użyczenie nie wiąże się z opłatami za korzystanie z pojazdu.
Zgodnie z art. 710 Kodeksu cywilnego: „Przez umowę użyczenia użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu, przez czas oznaczony lub nieoznaczony, na bezpłatne używanie oddanej mu w tym celu rzeczy.”
Umowa użyczenia samochodu do działalności gospodarczej może być zawarta zarówno między osobami fizycznymi (np. gdy przedsiębiorca korzysta z samochodu członka rodziny), jak i między podmiotami gospodarczymi. Choć przepisy nie wymagają formy pisemnej takiej umowy, zdecydowanie warto ją zachować dla celów dowodowych w przypadku kontroli podatkowej.
Skutki podatkowe dla biorącego samochód w użyczenie
Przedsiębiorca korzystający z samochodu na podstawie umowy użyczenia musi uwzględnić szereg konsekwencji podatkowych, które bezpośrednio wpłyną na jego rozliczenia.
Podatek dochodowy i koszty uzyskania przychodu
Biorący w użyczenie nie może amortyzować użyczonego samochodu, ponieważ nie jest jego właścicielem. Może natomiast zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki związane z eksploatacją pojazdu, takie jak:
- Koszty paliwa
- Naprawy i serwisowanie
- Ubezpieczenie (jeśli to biorący je opłaca)
- Opłaty parkingowe
- Przeglądy techniczne
Ważne ograniczenie: Przy wykorzystywaniu samochodu zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych, przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu jedynie 75% wydatków związanych z eksploatacją pojazdu. Pełne odliczenie (100%) jest możliwe tylko wtedy, gdy samochód jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej, co wymaga prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu.
Podatek VAT
W zakresie podatku VAT, nieodpłatne użyczenie samochodu do działalności gospodarczej również generuje określone skutki:
1. Biorący w użyczenie może standardowo odliczyć 50% VAT od wydatków związanych z eksploatacją pojazdu (np. paliwo, naprawy, części zamienne).
2. Pełne odliczenie VAT (100%) jest możliwe tylko przy spełnieniu dodatkowych warunków, w tym przy prowadzeniu szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu i zgłoszeniu samochodu jako wykorzystywanego wyłącznie do działalności gospodarczej.
Aby odliczyć 100% VAT od wydatków związanych z użytkowanym samochodem, należy złożyć formularz VAT-26 w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu wyłącznie do działalności gospodarczej.
Skutki podatkowe dla użyczającego samochód
Osoba lub firma udostępniająca samochód na podstawie umowy użyczenia również musi liczyć się z określonymi konsekwencjami podatkowymi, które często są pomijane przy zawieraniu takiej umowy.
Przychód z nieodpłatnych świadczeń
Kluczowe ryzyko dla użyczającego: Zgodnie z przepisami podatkowymi, nieodpłatne udostępnienie samochodu może zostać uznane za przychód z nieodpłatnych świadczeń dla użyczającego. Organy podatkowe mogą przyjąć, że wartość takiego świadczenia odpowiada rynkowej cenie najmu podobnego pojazdu, co prowadzi do konieczności rozpoznania przychodu podlegającego opodatkowaniu.
Sytuacja jest szczególnie złożona, gdy użyczającym jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, a biorącym przedsiębiorca. W takim przypadku fiskus może uznać, że osoba fizyczna osiąga przychód, który powinien zostać opodatkowany podatkiem dochodowym według skali podatkowej.
Podatek VAT u użyczającego
Jeżeli użyczający jest czynnym podatnikiem VAT, nieodpłatne użyczenie samochodu wykorzystywanego w działalności gospodarczej może zostać potraktowane jako odpłatne świadczenie usług podlegające opodatkowaniu VAT. Podstawą opodatkowania będzie wówczas wartość rynkowa podobnej usługi najmu.
Istotny wyjątek: Jeśli użyczający nie miał prawa do odliczenia VAT przy zakupie samochodu lub wykorzystuje go wyłącznie do czynności zwolnionych z VAT, nieodpłatne użyczenie nie będzie podlegało opodatkowaniu VAT.
Praktyczne rozwiązania i optymalizacja podatkowa
Aby zminimalizować ryzyko podatkowe związane z umową użyczenia samochodu do działalności gospodarczej, warto wdrożyć następujące rozwiązania:
1. Precyzyjna umowa – dokładne określenie w umowie wszystkich warunków użyczenia, w tym zakresu kosztów ponoszonych przez obie strony, czasu trwania umowy oraz zasad korzystania z pojazdu.
2. Rozważenie alternatywnych form – w niektórych przypadkach korzystniejsze podatkowo może być zawarcie umowy najmu z symboliczną opłatą zamiast umowy użyczenia, co zmienia kwalifikację podatkową transakcji.
3. Dokumentowanie wydatków – skrupulatne gromadzenie i opisywanie wszystkich faktur i rachunków związanych z użytkowanym pojazdem, z wyraźnym podziałem na koszty ponoszone przez użyczającego i biorącego.
4. Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu – szczególnie istotne przy chęci pełnego odliczenia VAT lub zaliczenia 100% wydatków do kosztów uzyskania przychodu. Ewidencja powinna zawierać informacje o dacie jazdy, trasie, celu podróży i liczbie przejechanych kilometrów.
5. Regularne rozliczanie kosztów – jasne ustalenie, która strona ponosi poszczególne koszty związane z eksploatacją pojazdu, i konsekwentne przestrzeganie tych ustaleń.
Podsumowanie
Nieodpłatne użyczenie samochodu do działalności gospodarczej, mimo swojej pozornej prostoty, niesie za sobą złożone konsekwencje podatkowe. Biorący w użyczenie musi pamiętać o ograniczeniach w zaliczaniu wydatków do kosztów uzyskania przychodu oraz w odliczaniu VAT. Z kolei użyczający powinien być świadomy ryzyka uznania takiej umowy za źródło przychodu podlegającego opodatkowaniu.
Kluczowe jest dokładne przemyślenie wszystkich aspektów podatkowych przed zawarciem umowy użyczenia. W wielu przypadkach alternatywne rozwiązania, takie jak umowa najmu z symboliczną opłatą, mogą okazać się korzystniejsze podatkowo dla obu stron.
Ze względu na skomplikowany charakter przepisów podatkowych w tym zakresie, przed zawarciem umowy użyczenia samochodu do działalności gospodarczej warto skonsultować się z doradcą podatkowym, który pomoże wybrać najkorzystniejsze rozwiązanie dostosowane do indywidualnej sytuacji przedsiębiorcy i właściciela pojazdu.