Jeśli firma ma przyjąć pierwszą osobę do pracy, procedurę trzeba ułożyć w dobrej kolejności. Gdy któryś etap zostanie pominięty, skutkiem są błędy w dokumentach, problem z ZUS albo ryzyko kary od Państwowej Inspekcji Pracy.
Najważniejsza korzyść jest prosta: da się zatrudnić pracownika bez chaosu, jeżeli od razu rozdzieli się decyzje kadrowe, formalności i obowiązki po podpisaniu umowy. Najwięcej pomyłek pojawia się nie przy samej umowie, ale chwilę wcześniej i chwilę później — przy wyborze formy współpracy, badaniach, szkoleniu BHP i zgłoszeniu do ubezpieczeń. Fraza zatrudnić pracownika brzmi niewinnie, ale w praktyce oznacza kilka odrębnych kroków, których nie wolno mieszać. Poniżej jest cały proces: od ustalenia warunków zatrudnienia, przez dokumenty, po pierwsze dni pracy i obowiązki wobec ZUS, urzędu skarbowego oraz PPK.
Od czego zacząć, zanim uda się zatrudnić pracownika
Najpierw trzeba ustalić, czy chodzi o pracownika w rozumieniu prawa pracy, czy o inną formę współpracy. To nie jest detal językowy. Zgodnie z art. 2 Kodeksu pracy, pracownikiem jest wyłącznie osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania albo spółdzielczej umowy o pracę. W codziennej praktyce firmy chodzi niemal zawsze o umowę o pracę.
Przed publikacją ogłoszenia albo rozmową z kandydatem trzeba rozpisać minimum: stanowisko, zakres obowiązków, miejsce pracy, wymiar etatu, system czasu pracy i stawkę. Bez tego łatwo wejść w rozmowy, które kończą się nieporozumieniem o pensji netto, grafiku albo pracy zdalnej.
Dobrze też od razu sprawdzić, czy stanowisko wymaga szczególnych uprawnień. Przykłady są konkretne: prawo jazdy kat. C+E dla kierowcy, książeczka sanepidowska w branży spożywczej, uprawnienia SEP przy pracach elektrycznych, albo niekaralność przy pracy z dziećmi zgodnie z ustawą z 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym.
Status pracownika powstaje tylko przy umowie o pracę. Umowa zlecenia i kontrakt B2B nie tworzą stosunku pracy, nawet jeśli w rozmowie potocznie pada słowo „zatrudnienie”.
Wybór formy współpracy: umowa o pracę, zlecenie czy B2B
Jeżeli praca ma być wykonywana pod kierownictwem, w określonym miejscu i czasie, trzeba zawrzeć umowę o pracę. Tak wynika z art. 22 §1 Kodeksu pracy. Nie wolno zastępować umowy o pracę umową cywilnoprawną tylko po to, by ominąć urlop, normy czasu pracy albo składki.
W praktyce przedsiębiorcy najczęściej porównują trzy rozwiązania: umowę o pracę, umowę zlecenia i współpracę B2B. Tabela poniżej pokazuje różnice, które realnie wpływają na decyzję.
| Forma | Status prawny | Urlop wypoczynkowy | Podporządkowanie i czas pracy | Składki/ZUS |
|---|---|---|---|---|
| Umowa o pracę | pracownik, Kodeks pracy | tak, 20 albo 26 dni | tak, pełne podporządkowanie | pełne składki po stronie pracownika i pracodawcy |
| Umowa zlecenia | zleceniobiorca, Kodeks cywilny | nie, chyba że strony wpiszą inaczej | większa swoboda, bez typowego reżimu pracowniczego | zależne od statusu, często obowiązkowe społeczne i zdrowotne |
| B2B | przedsiębiorca | nie | największa samodzielność | własne rozliczenia, np. ZUS i podatek po stronie wykonawcy |
Warto zwrócić uwagę na jedną rzecz: jeśli osoba ma codziennie pracować od 8:00 do 16:00 w siedzibie firmy, pod nadzorem przełożonego i według grafiku, to taka relacja spełnia typowe cechy stosunku pracy. W takim układzie „zlecenie dla wygody” jest ryzykowne.
Jakie dokumenty trzeba przygotować przed podpisaniem umowy
Bez danych identyfikacyjnych i dokumentów stanowiskowych nie powinno się dopuszczać nikogo do pracy. Podstawa to dane do umowy i zgłoszeń: imię, nazwisko, adres, PESEL albo numer dokumentu tożsamości, numer rachunku do wypłaty, a w razie potrzeby także świadectwa pracy i dyplomy.
Dokumenty od kandydata
- dane osobowe w zakresie z art. 22(1) Kodeksu pracy,
- świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, jeśli mają wpływ na staż urlopowy,
- dokumenty potwierdzające kwalifikacje, np. SEP, prawo jazdy, dyplom technika,
- orzeczenie do celów sanitarno-epidemiologicznych, jeśli wymaga tego stanowisko.
Dokumenty po stronie pracodawcy
Po stronie firmy trzeba przygotować projekt umowy, zakres obowiązków, skierowanie na badania wstępne, informację o warunkach zatrudnienia z art. 29 §3 Kodeksu pracy oraz dokumenty dotyczące ochrony danych osobowych. Jeżeli w firmie obowiązuje regulamin pracy albo regulamin wynagradzania, nowa osoba musi dostać do nich dostęp przed startem pracy.
Od 2019 r. akta osobowe prowadzi się w 4 częściach: A, B, C i D, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. To ważne już przy pierwszym zatrudnieniu, bo późniejsze porządkowanie dokumentacji zajmuje więcej czasu niż jej poprawne założenie od początku.
Podpisanie umowy o pracę i obowiązkowe elementy
Umowę o pracę trzeba potwierdzić na piśmie najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy. To jeden z najważniejszych terminów w całym procesie. Brak pisemnego potwierdzenia warunków zatrudnienia przed dopuszczeniem do pracy jest klasycznym uchybieniem przy kontroli PIP.
Zgodnie z art. 29 Kodeksu pracy umowa powinna wskazywać co najmniej strony umowy, rodzaj umowy, datę zawarcia oraz warunki pracy i płacy. W praktyce wpisuje się przede wszystkim:
- rodzaj umowy: na okres próbny, na czas określony albo nieokreślony,
- stanowisko lub rodzaj pracy,
- miejsce wykonywania pracy,
- wynagrodzenie ze wskazaniem składników,
- wymiar czasu pracy, np. 1/1 etatu lub 1/2 etatu,
- termin rozpoczęcia pracy.
Przy pierwszym zatrudnieniu często wybiera się umowę na okres próbny do 3 miesięcy. To rozwiązanie pozwala sprawdzić dopasowanie do stanowiska bez od razu długiego wiązania stron. Trzeba jednak pilnować limitów i zasad zawierania kolejnych umów terminowych.
Minimalne wynagrodzenie i minimalna stawka godzinowa zmieniają się w konkretnych datach i trzeba je sprawdzić dla roku podpisania umowy. Przy zatrudnianiu nie wolno opierać wzoru umowy na starych kwotach z poprzedniego roku.
Badania lekarskie, BHP i dopuszczenie do pracy
Bez badań wstępnych i szkolenia BHP pracownik nie może rozpocząć pracy. Tu nie ma luzu organizacyjnego. Wymóg badań wynika z art. 229 Kodeksu pracy, a obowiązek przeszkolenia z przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy z art. 237(3) Kodeksu pracy.
Pracodawca wystawia skierowanie do lekarza medycyny pracy. Na skierowaniu trzeba opisać stanowisko oraz czynniki szkodliwe lub uciążliwe, np. pracę przy monitorze powyżej 4 godzin dziennie, dźwiganie ciężarów, hałas albo pracę zmianową. Koszt badań ponosi pracodawca, nie kandydat.
Szkolenie BHP składa się z instruktażu ogólnego i stanowiskowego. Dla pracownika biurowego zakres będzie inny niż dla magazyniera obsługującego wózek widłowy. Dokument potwierdzający szkolenie trzeba wpiąć do akt osobowych, bo to jeden z pierwszych dokumentów sprawdzanych przy kontroli.
W przypadku pracy zdalnej dochodzi jeszcze ocena ryzyka zawodowego i zasady organizacji stanowiska. Od zmian w Kodeksie pracy z 7 kwietnia 2023 r. praca zdalna ma własne przepisy, więc nie wystarczy ustne ustalenie „proszę pracować z domu”.
Zgłoszenie do ZUS, podatki i PPK po zatrudnieniu pracownika
Na zgłoszenie pracownika do ZUS są 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń. Termin liczy się krótko i łatwo go przegapić przy szybkim wdrożeniu nowej osoby. Najczęściej używa się formularza ZUS ZUA, a w niektórych przypadkach ZUS ZZA.
Poza ZUS trzeba pamiętać o rozliczeniach podatkowych jako płatnik PIT. Pracownik składa m.in. formularze wpływające na zaliczki, np. oświadczenia dotyczące kwoty zmniejszającej podatek. Do tego dochodzi temat PPK — pracodawca ma obowiązek wdrożyć program, jeśli go dotyczy ustawa z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych.
W praktyce po podpisaniu umowy trzeba wykonać cztery rzeczy od razu:
- zgłosić pracownika do ZUS,
- założyć i uzupełnić akta osobowe,
- ustawić naliczanie wynagrodzeń i podatku,
- obsłużyć obowiązki informacyjne związane z PPK i RODO.
Jeżeli firma korzysta z systemów kadrowo-płacowych, najczęściej wybierane są rozwiązania takie jak enova365, Comarch ERP Optima czy Symfonia. Nie zwalnia to jednak z odpowiedzialności za terminy. Program pomaga, ale nie „legalizuje” spóźnionego zgłoszenia.
Pierwszy dzień i pierwszy miesiąc pracy — o czym nie wolno zapomnieć
Dopuszczenie pracownika do pracy kończy etap formalny, ale nie kończy obowiązków pracodawcy. W pierwszym dniu trzeba przekazać narzędzia pracy, dostęp do systemów, potwierdzić zapoznanie z procedurami i ustalić osobę wdrażającą. Bez tego nowy pracownik formalnie jest zatrudniony, ale operacyjnie nie może ruszyć z pracą.
W pierwszym miesiącu trzeba pilnować ewidencji czasu pracy, poprawnego naliczenia pensji, dodatków i ewentualnych nadgodzin. Dla pracownika etatowego trzeba też prowadzić dokumentację urlopową. Wymiar urlopu to 20 dni przy stażu poniżej 10 lat i 26 dni po osiągnięciu co najmniej 10 lat stażu urlopowego, do którego wlicza się także określone okresy nauki.
Przy okazji warto ustawić porządek komunikacyjny. Kto akceptuje wnioski urlopowe, kto rozlicza delegacje, gdzie zgłasza się chorobę i do której godziny. Takie rzeczy nie są „miłym dodatkiem”. To one decydują, czy po tygodniu zatrudnienie działa normalnie, czy firma tonie w drobnych pytaniach.
Najczęstsze pytania
Czy można dopuścić pracownika do pracy przed badaniami lekarskimi?
Nie. Bez ważnego orzeczenia z badań wstępnych pracownik nie może zacząć pracy, nawet jeśli umowa jest już podpisana i stanowisko wydaje się „bezpieczne”.
W jakim terminie trzeba zgłosić pracownika do ZUS?
Termin wynosi 7 dni od dnia powstania obowiązku ubezpieczeń. W praktyce najlepiej zrobić to od razu po rozpoczęciu zatrudnienia, żeby nie ryzykować spóźnienia.
Czy umowę o pracę trzeba podpisać przed pierwszym dniem pracy?
Najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy trzeba potwierdzić na piśmie ustalenia co do stron, rodzaju umowy i warunków zatrudnienia. Nie powinno się zostawiać tego „na później”, już po wejściu pracownika do firmy.
Czy przy pierwszym zatrudnieniu trzeba od razu prowadzić akta osobowe?
Tak. Akta osobowe prowadzi się od początku zatrudnienia, zgodnie z podziałem na części A, B, C i D. Odkładanie tego na później kończy się bałaganem w dokumentacji.
Czy każdą osobę wykonującą pracę dla firmy można nazwać pracownikiem?
Nie. W sensie prawnym pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie form wskazanych w Kodeksie pracy, przede wszystkim umowy o pracę. Zleceniobiorca i kontraktor B2B to inne statusy, z innymi prawami i obowiązkami.