Praca z dokumentacją w jednostkach publicznych i prywatnych to odpowiedzialne zadanie, które wymaga skrupulatności oraz doskonałej znajomości przepisów prawa. Niezależnie od tego, czy jesteś na początku swojej kariery, czy zamierzasz zmienić ścieżkę zawodową – zdobycie aktualnej wiedzy z zakresu kancelarii i archiwizacji to niezbędny krok. Profesjonalny kurs kancelaryjno archiwalny to najlepszy sposób, aby nauczyć się praktycznych umiejętności i otrzymać potwierdzenie kompetencji w formie certyfikatu. Poznaj 6 zasad, które powinien znać każdy archiwista.
1. Znajomość systemu kancelaryjnego jednostki
Każda instytucja, niezależnie od wielkości, działa w oparciu o określony system kancelaryjny. To on wyznacza sposób rejestrowania, obiegu i przechowywania dokumentów. Archiwista musi rozumieć strukturę organizacyjną jednostki oraz jej przepływ informacji. Tylko wtedy możliwe jest sprawne zarządzanie dokumentacją. Dobrze zorganizowany system kancelaryjny pozwala uniknąć chaosu, a także minimalizuje ryzyko zagubienia ważnych akt. Na kursie w Pełni Wiedzy uczestnicy uczą się obsługi podstawowych systemów kancelaryjnych.
2. Prawidłowe prowadzenie archiwum zakładowego
W archiwum zakładowym dokumentacja jednostki zostaje uporządkowana, oznaczona i zabezpieczona zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jego sprawne funkcjonowanie wpływa na efektywność pracy całej instytucji. Osoba odpowiedzialna za zarządzanie zasobem archiwalnym musi znać obowiązujące normy, zasady ewidencji oraz procedury przekazywania akt. Należy unikać typowych błędów, takich jak brak metryczek teczek, niewłaściwe oznaczenia czy pominięcie spisów zdawczo-odbiorczych. Uczestnicy kursu kancelaryjno archiwalnego uczą się praktycznego podejścia do klasyfikowania dokumentacji, w tym rozróżniania akt kategorii A (archiwalne), B (niearchiwalne) i BE (z określonym okresem przechowywania). To wiedza niezbędna do organizacji archiwum zgodnie z wymaganiami prawa.
3. Ochrona danych osobowych w praktyce
Każdy archiwista ma obowiązek znać zasady ochrony danych osobowych i umieć zastosować je w codziennej pracy. Podczas kursu uczestnicy zgłębiają kwestie RODO w kontekście archiwum zakładowego – dowiadują się, jak zabezpieczać dane, jakie są ograniczenia w dostępie do dokumentów zawierających dane wrażliwe oraz jak udostępniać i wypożyczać materiały, nie naruszając przepisów. Wiedza ta jest niezbędna, bo naruszenia zasad ochrony danych mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i organizacyjnych.
4. Umiejętność porządkowania dokumentacji
W pracy archiwisty ważne jest prawidłowe katalogowanie dokumentów oraz skuteczne zarządzanie archiwum zakładowym. Obejmuje to m.in. organizację przestrzeni, sposób przechowywania akt oraz ich zabezpieczenie przed uszkodzeniem lub zagubieniem. Szkolenie przedstawia szczegółowo zasady wyposażenia archiwum, sposoby rozmieszczania dokumentacji, metody segregacji oraz techniki prowadzenia ewidencji zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zdobyta wiedza umożliwia usprawnienie pracy administracyjnej i uporządkowanie procesów związanych z dokumentacją w każdej jednostce.
5. Brakowanie i przekazywanie dokumentacji zgodne z procedurami
Nie wszystkie dokumenty muszą pozostać w archiwum na zawsze. Część z nich ma określoną wartość użytkową i musi zostać brakowana zgodnie z procedurami. Kurs obejmuje zasady typowania dokumentacji do brakowania, sporządzania protokołów brakowania oraz przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego. To praktyka, którą każdy archiwista spotka w swojej pracy i którą warto opanować od podstaw.
6. Tworzenie rzeczowego wykazu akt dostosowanego do potrzeb jednostki
Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) to dokument, który porządkuje sposób klasyfikowania i rejestrowania dokumentacji w każdej jednostce. Aby był skuteczny, musi odpowiadać rzeczywistej strukturze organizacyjnej oraz zakresowi działań instytucji. Archiwista powinien umieć analizować funkcje wykonywane przez podmiot i na tej podstawie opracować wykaz, który będzie praktycznym narzędziem do pracy z dokumentami. Kurs kancelaryjno archiwalny od PelniWiedzy.pl przygotowuje do samodzielnego tworzenia i modyfikowania JRWA, z uwzględnieniem aktualnych przepisów oraz potrzeb konkretnej organizacji.