Mechanizm pozwalający odzyskać podatek od niezapłaconych faktur polega na tym, że fiskus „oddaje” daninę zapłaconą od sprzedaży, której kontrahent nie uregulował. W praktyce chodzi o skorygowanie rozliczeń tak, jakby do zapłaty w ogóle nie doszło. Ulga na złe długi w VAT i CIT pozwala poprawić płynność firmy bez czekania na sąd czy komornika. Najpierw trzeba jednak spełnić kilka warunków formalnych i dobrze udokumentować zaległe należności. Wbrew pozorom procedura nie jest przesadnie skomplikowana, ale wymaga konsekwencji i trzymania się terminów. Poniżej przejście krok po kroku przez proces w VAT i w podatkach dochodowych z punktu widzenia zwykłej, działającej firmy.
Na czym polega ulga na złe długi – dwa różne światy: VAT i CIT/PIT
Pod jedną nazwą funkcjonują w praktyce dwa odrębne mechanizmy:
- ulga na złe długi w VAT – dobrowolna korekta, dzięki której sprzedawca odzyskuje podatek od niezapłaconej faktury,
- złe długi w CIT/PIT – obowiązkowa korekta dochodu (lub straty) po upływie 90 dni od terminu płatności.
W VAT korekta dotyczy wyłącznie podatku od towarów i usług i jest prawem sprzedawcy, z którego można, ale nie trzeba korzystać. W CIT/PIT mechanizm jest szerszy: wpływa na podstawę opodatkowania i dotyczy obu stron transakcji – wierzyciela i dłużnika.
Najważniejsze: w VAT – prawo do korekty, w podatkach dochodowych – co do zasady obowiązek korekty po 90 dniach od terminu płatności.
W obu przypadkach warunkiem jest realny brak zapłaty, a nie jedynie opóźnienie o kilka dni. Kluczowe są terminy, status podatkowy kontrahenta i właściwe ujęcie w deklaracjach.
Ulga na złe długi w VAT – warunki, o których trzeba pamiętać
Podstawę prawną stanowią przede wszystkim art. 89a i 89b ustawy o VAT. To tam kryją się wszystkie haczyki. Zanim pojawi się korekta, trzeba sprawdzić kilka elementów.
Po pierwsze, korekta w VAT dotyczy sytuacji, gdy:
- doszło do sprzedaży opodatkowanej VAT (towar, usługa),
- wystawiono fakturę z wykazanym podatkiem,
- wykazano ten podatek w deklaracji/JPK_V7,
- kontrahent nie zapłacił w całości lub w części.
Po drugie, musi upłynąć określony czas od terminu płatności – co do zasady 90 dni. Dawniej było to 150 dni, warto więc uważać przy starszych zaległościach i wątpliwych stanach przejściowych. Aktualne przepisy przyspieszyły możliwość skorzystania z ulgi.
Po trzecie, ważny jest status stron. Co do zasady:
- na dzień poprzedzający złożenie deklaracji z korektą wierzyciel i dłużnik powinni być zarejestrowanymi podatnikami VAT czynnymi,
- dłużnik nie może być w stanie likwidacji (z wyjątkami, które w praktyce bardzo zależą od dat i przebiegu sprawy).
Do tego dochodzi jeszcze ograniczenie czasowe – korekta jest możliwa, jeśli od wystawienia faktury nie minęły zwykle 3 lata, licząc od końca roku, w którym ją wystawiono. Po tym terminie temat w VAT jest zamknięty, nawet jeśli wierzytelność nadal nie została ściągnięta.
Ulga na złe długi w VAT – krok po kroku
Krok 1: weryfikacja wierzytelności i liczenie terminów
Pierwszym etapem jest uporządkowanie listy niezapłaconych faktur. Bez tego łatwo przegapić moment, w którym ulga staje się dostępna – albo już nieaktualna.
Dla każdej faktury trzeba ustalić:
- termin płatności z faktury,
- datę, kiedy minie 90 dni od terminu płatności,
- czy faktura mieści się w 3-letnim limicie,
- czy w międzyczasie nie doszło do częściowej zapłaty, kompensaty lub zwrotu towaru.
Dobrze działa prosty arkusz z kolumnami: numer faktury, data wystawienia, termin płatności, kwota brutto, VAT, data upływu 90 dni, kwota zapłacona, kwota nieściągalna. Dzięki temu widać, które pozycje „wchodzą” w ulgę w danym miesiącu.
Krok 2: sprawdzenie statusu dłużnika
Przed korektą warto zajrzeć do Wykazu podatników VAT (tzw. biała lista) i sprawdzić, czy dłużnik nadal figuruje jako czynny podatnik. Ustawa stawia ten warunek na dzień poprzedzający złożenie deklaracji, w której pojawi się korekta.
Jeśli kontrahent został wykreślony z rejestru, sytuacja robi się bardziej złożona. W wielu przypadkach organy podatkowe uznają, że brak rejestracji po stronie dłużnika na dany dzień blokuje ulgę w VAT. W praktyce oznacza to, że im szybciej reaguje się na brak zapłaty, tym mniejsze ryzyko „wypadnięcia” z warunków.
Krok 3: korekta w JPK_V7
Gdy spełnione są warunki (upłynęło 90 dni, dłużnik figuruje jako VAT czynny, wierzyciel także), można przejść do technicznego etapu – korekty deklaracji.
W rozliczeniu za miesiąc (lub kwartał), w którym mija 90. dzień od terminu płatności, wykazuje się korektę podstawy opodatkowania i podatku należnego. W uproszczeniu: zmniejsza się przychód opodatkowany i VAT należny o odpowiednią kwotę niezapłaconej części faktury.
W JPK_V7 korektę oznacza się specjalnymi kodami dla ulgi na złe długi. Szczegółowe oznaczenia mogą się zmieniać, dlatego warto zajrzeć do aktualnej struktury JPK publikowanej przez Ministerstwo Finansów lub do programu księgowego, który zwykle ma już wbudowaną obsługę ulgi.
Jeśli dłużnik później zapłaci, trzeba będzie „oddać” ulgę – w rozliczeniu za okres, w którym nastąpiła płatność, zwiększa się ponownie podstawę opodatkowania i VAT należny. Mechanizm działa więc w obie strony.
Obowiązki dłużnika w VAT – nie tylko wierzyciel ma coś do zrobienia
Ulga na złe długi w VAT nie dotyczy wyłącznie sprzedawcy. Art. 89b ustawy o VAT nakłada obowiązki także na dłużnika, który nie zapłacił w terminie.
Jeżeli nabywca odliczył VAT naliczony z faktury, której nie spłacił w ciągu 90 dni od terminu płatności, ma obowiązek zmniejszyć odliczony podatek. Korekta następuje w rozliczeniu za okres, w którym mija 90. dzień
Jeżeli po dokonaniu korekty nabywca jednak zapłaci zaległą fakturę (w całości lub w części), ma prawo ponownie zwiększyć VAT naliczony o stosowną kwotę w rozliczeniu za okres, w którym nastąpiła zapłata. Mechanizm jest lustrzanym odbiciem działań po stronie wierzyciela.
Przy braku zapłaty powyżej 90 dni fiskus nie chce finansować zakupu podatnika. Stąd obowiązek oddania wcześniej odliczonego podatku naliczonego.
Złe długi w CIT i PIT – mechanizm 90 dni
W podatkach dochodowych nie ma identycznej „ulgi” jak w VAT, ale jest mechanizm korekty dochodu, również powiązany z 90 dniami opóźnienia. Podstawą są m.in. art. 18f ustawy o CIT oraz odpowiednie przepisy w ustawie o PIT dla przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą.
Założenie jest proste: jeżeli faktura (wierzytelność) stanowiła przychód podatkowy sprzedawcy, a nabywca zaliczył ją do kosztów podatkowych, to po 90 dniach od terminu płatności:
- wierzyciel może zmniejszyć podstawę opodatkowania (dochód) o wartość nieuregulowanej należności,
- dłużnik musi zwiększyć dochód (albo zmniejszyć stratę) o wartość nieopłaconego kosztu.
Mechanizm działa niezależnie od VAT. Nawet jeśli firma jest zwolniona z VAT, ale rozlicza się z CIT lub PIT, w dalszym ciągu musi pamiętać o zasadach złych długów.
CIT/PIT po stronie wierzyciela – jak z tego korzystać
Po stronie sprzedawcy jest to instrument, który pomaga obniżyć obciążenie podatkowe, gdy kontrahenci nie płacą. W praktyce wygląda to tak:
1. Faktura zostaje wystawiona i ujęta w przychodach podatkowych. Podatek (CIT/PIT) jest płacony normalnie.
2. Kontrahent nie płaci w terminie.
3. Po upływie 90 dni od terminu płatności wierzyciel może w rozliczeniu za ten okres zmniejszyć podstawę opodatkowania o wartość nieuregulowanej należności (netto, bez VAT należnego).
Zmniejszenia dokonuje się zarówno w zaliczce na podatek (miesięcznej lub kwartalnej), jak i w zeznaniu rocznym. Jeśli należność zostanie uregulowana później, trzeba „odwrócić” korektę, czyli zwiększyć dochód w okresie zapłaty.
Mechanizm jest elastyczny – można korygować zarówno faktury w złotówkach, jak i w walutach obcych (po przeliczeniu na złote według właściwego kursu z dnia powstania przychodu). Ważne, aby faktura rzeczywiście była wcześniej przychodem podatkowym.
CIT/PIT po stronie dłużnika – obowiązek korekty
Dla dłużnika regulacje o złych długach są mniej przyjemne. Jeżeli nie zapłacił faktury w ciągu 90 dni od terminu płatności, a wartość z faktury została ujęta w kosztach uzyskania przychodu, musi:
- w zaliczce i w rozliczeniu rocznym zwiększyć dochód (lub zmniejszyć stratę) o wartość nieuregulowanego kosztu,
- zrobić to w okresie, w którym mija 90. dzień od terminu płatności.
W kolejnych okresach trzeba śledzić, czy doszło do zapłaty. Jeśli tak – można z powrotem zaliczyć koszt do podatkowych, odpowiednio zmniejszając dochód (lub zwiększając stratę) w rozliczeniu za miesiąc/kwartał, w którym dokonano płatności.
W firmach, które pracują na kredyt kupiecki od dostawców, brak kontroli nad tym mechanizmem może powodować spore przekłamania w podatku dochodowym. Dlatego dobrze, jeśli dział księgowości regularnie porównuje wiekowanie zobowiązań z rozliczeniami podatkowymi.
Dokumenty i praktyka – co trzeba mieć „na podorędziu”
Przepisy nie wymagają wysyłania specjalnych zawiadomień do urzędu skarbowego za każdym razem, gdy stosowana jest ulga na złe długi. Jednak z punktu widzenia bezpieczeństwa podatkowego warto zadbać o porządną dokumentację.
W praktyce przydają się:
- zestawienie faktur objętych ulgą wraz z datami płatności i upływu 90 dni,
- potwierdzenia częściowych płatności (przelewy, kompensaty),
- dowody wysyłanych wezwań do zapłaty (mail, list, system windykacyjny – choć nie jest to formalny warunek ulgi, pomaga w razie sporu),
- wydruki z białej listy potwierdzające status VAT czynnego dłużnika na odpowiednie dni,
- notatki wewnętrzne z decyzją o zastosowaniu ulgi w danym okresie rozliczeniowym.
W razie kontroli urząd będzie oczekiwał przejrzystego zestawienia, które pokaże: faktura – brak zapłaty – upływ 90 dni – ujęcie w deklaracji. Im bardziej uporządkowany system, tym mniej nerwów podczas ewentualnych wyjaśnień.
Najczęstsze pułapki i błędy przy uldze na złe długi
Choć sama koncepcja jest prosta, życie dostarcza wielu niuansów. W praktyce powtarzają się głównie trzy grupy błędów.
1. Mylenie terminu 90 dni i dat deklaracji
Często uwzględnia się ulgę nie w tym okresie, w którym mija 90. dzień, tylko według daty dowolnie „wygodnej”. To może prowadzić do odsetek za zwłokę lub konieczności korygowania wcześniejszych deklaracji.
2. Ignorowanie częściowych płatności
Nawet niewielka zaliczka od kontrahenta zmienia kwoty korekt. W VAT ulgą może być objęta tylko niezapłacona część, podobnie w podatkach dochodowych – korekty dotyczą faktycznie nieuregulowanych kwot. Wymaga to dokładnego pilnowania sald.
3. Brak spójności między VAT i CIT/PIT
Ulga w VAT i mechanizm złych długów w podatkach dochodowych funkcjonują osobno, ale dane transakcje są te same. Jeżeli w VAT skorygowano sprzedaż, a w CIT/PIT zostawiono przychód bez zmian, wynik podatkowy przestaje przypominać rzeczywistość. Prędzej czy później fiskus zwróci na to uwagę.
Osobnym tematem jest sytuacja, w której wierzytelność zostaje sprzedana (cesja) albo umorzona. Wtedy trzeba sprawdzić, czy w ogóle nadal spełnione są warunki ulgi w VAT oraz jak potraktować te operacje w podatkach dochodowych. Każdy taki przypadek wymaga już indywidualnej analizy.
Ulga na złe długi jako element zarządzania płynnością
Choć wszystko rozgrywa się w obszarze przepisów podatkowych, w codziennym życiu firmy mechanizm złych długów to po prostu narzędzie do łagodzenia skutków opóźnień w płatnościach.
Po stronie wierzyciela ulga w VAT i korekta w CIT/PIT pozwalają odzyskać część pieniędzy „zamrożonych” w nieściągalnych należnościach. Nie rozwiązuje to problemu niewypłacalności kontrahenta, ale zmniejsza koszt podatkowy tej sytuacji.
Po stronie dłużnika obowiązki korekty w VAT i podatkach dochodowych działają jak miękki bat na nierzetelne zarządzanie zobowiązaniami. Brak zapłaty przez ponad 90 dni po prostu przestaje się opłacać także podatkowo.
W firmach, w których regularnie pojawiają się opóźnienia w płatnościach, warto włączyć ulgę na złe długi do comiesięcznej rutyny: przegląd należności i zobowiązań, wyłapanie pozycji powyżej 90 dni, decyzja o korektach. Dzięki temu podatki bardziej wiernie odzwierciedlają realny przepływ pieniędzy, a budżet firmy jest mniej obciążony cudzymi problemami z płynnością.