Przy obliczaniu wynagrodzenia chorobowego najczęściej używa się prostych kalkulatorów online. Żeby jednak korzystać z nich świadomie, warto rozumieć, skąd biorą się konkretne kwoty. Wynagrodzenie chorobowe liczy się zawsze od średniego wynagrodzenia z 12 miesięcy i po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne. Znajomość zasad przydaje się przy sprawdzaniu wyliczeń kadrowej, planowaniu domowego budżetu czy weryfikowaniu, czy wszystko zgadza się na pasku płacowym. Poniżej krok po kroku, jak samodzielnie policzyć wynagrodzenie chorobowe – w wersji z kalkulatorem i „na piechotę”.
Wynagrodzenie chorobowe a zasiłek chorobowy – różnica, która zmienia wyliczenia
Na początku trzeba odróżnić dwa pojęcia, które często są wrzucane do jednego worka: wynagrodzenie chorobowe oraz zasiłek chorobowy. To nie jest to samo i liczy się je według tych samych zasad, ale wypłaca je inny podmiot i z innych środków.
Wynagrodzenie chorobowe wypłaca pracodawca za pierwsze 33 dni niezdolności do pracy w roku kalendarzowym (lub 14 dni, jeśli pracownik ma powyżej 50 lat). Dopiero po przekroczeniu tego limitu zaczyna się okres zasiłkowy i wchodzi do gry zasiłek chorobowy z ZUS. W praktyce dla pracownika różnica jest głównie „po stronie wypłacającego”, ale przy długich zwolnieniach lekarz lub kadry będą liczyć łącznie okresy choroby.
Przy kilku zwolnieniach chorobowych w roku liczy się łączna liczba dni niezdolności do pracy. Jeśli w sumie przekroczą 33 dni (lub 14 po 50. roku życia), kolejne dni są już zasiłkiem chorobowym z ZUS, a nie wynagrodzeniem chorobowym pracodawcy.
W tym artykule skupienie będzie na wynagrodzeniu chorobowym, ale zasada liczenia podstawy (średnia z 12 miesięcy minus składki społeczne, potem procent) jest taka sama jak przy zasiłku.
Podstawowe zasady obliczania wynagrodzenia chorobowego
Żeby kalkulator wynagrodzenia chorobowego działał poprawnie, trzeba znać kilka kluczowych reguł. Bez nich łatwo o błędne wyniki – szczególnie gdy w ostatnich miesiącach były premie, nadgodziny lub zmiana etatu.
Wynagrodzenie chorobowe wynosi standardowo 80% podstawy wymiaru. W pewnych sytuacjach stawka rośnie do 100%, np. gdy niezdolność do pracy:
- przypada w czasie ciąży,
- ma związek z wypadkiem w drodze do pracy lub z pracy,
- wynika z poddania się badaniom lekarskim dla dawców komórek, tkanek, narządów.
Przy pobycie w szpitalu wynagrodzenie chorobowe co do zasady wynosi 70% podstawy (o ile nie dotyczy sytuacji uprawniających do 100%). W efekcie do kalkulatora trzeba zwykle wskazać, czy zwolnienie dotyczy standardowej choroby, ciąży, wypadku oraz czy obejmuje pobyt w szpitalu.
Wysokość podstawy do wynagrodzenia chorobowego ustala się z 12 pełnych miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc choroby. Jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej, bierze się pod uwagę okres faktycznego zatrudnienia (np. 3 czy 6 miesięcy) – w praktyce wiele kalkulatorów ma wtedy opcję wyboru liczby miesięcy.
Co jest potrzebne do wyliczenia – dane, bez których kalkulator nie zadziała
Przed wpisaniem czegokolwiek do kalkulatora warto zebrać wymagane informacje. Największa trudność zwykle nie polega na samym liczeniu, tylko na ustaleniu poprawnej podstawy.
Potrzebne będą:
- paski wynagrodzeń lub zestawienie wypłat z 12 miesięcy przed chorobą,
- informacja, czy były wypłacane premie, dodatki za nadgodziny, nagrody (i czy są wliczane do podstawy),
- liczba dni zwolnienia chorobowego w danym roku (żeby wiedzieć, czy to jeszcze wynagrodzenie chorobowe, czy już zasiłek),
- czy choroba ma związek z ciążą, wypadkiem, pobytem w szpitalu,
- wymiar etatu (pełen czy część etatu) i ewentualne zmiany etatu w ostatnich miesiącach.
Przy większości umów o pracę do podstawy wlicza się składniki wynagrodzenia, które są wypłacane regularnie, np. premie miesięczne, dodatki funkcyjne, stażowe, wynagrodzenie za nadgodziny. Jednorazowe nagrody uznaniowe mogą być wyłączane z podstawy – konkretne zasady wynikają z regulaminu wynagradzania.
Jak samodzielnie policzyć wynagrodzenie chorobowe – krok po kroku
Obliczanie wynagrodzenia chorobowego „na sucho” dobrze pokazuje, co w praktyce robi za nas kalkulator. Procedura jest zawsze taka sama, niezależnie od tego, czy wynagrodzenie jest stałe miesięczne, czy zmienne z premiami.
Krok 1: Ustalanie miesięcznej podstawy wymiaru
Najpierw trzeba policzyć średnie miesięczne wynagrodzenie z okresu przyjmowanego do podstawy (najczęściej 12 miesięcy). Do tego sumuje się wszystkie wypłaty podlegające składkom ZUS: płacę zasadniczą, dodatki, premie i inne stałe składniki. Potem dzieli się sumę przez liczbę miesięcy.
Przykład: przez ostatnie 12 miesięcy wypłacano po 5 000 zł brutto plus średnio 500 zł premii. Łącznie daje to 5 500 zł miesięcznie. W przeliczeniu na podstawę: 5 500 zł × 12 = 66 000 zł. Podstawa miesięczna przed odliczeniami: 66 000 zł / 12 = 5 500 zł.
Jeśli w którymś z miesięcy nie było pełnego przepracowanego czasu (np. urlop bezpłatny, nieobecność niepłatna), dany miesiąc trzeba „uzupełnić” – przyjmuje się, ile pracownik zarobiłby, gdyby przepracował pełny miesiąc. To miejsce, gdzie wiele kalkulatorów może mieć inne założenia niż kadry, dlatego zawsze warto sprawdzić, czy wszystkie miesiące były przepracowane w całości.
Krok 2: Odliczenie składek na ubezpieczenia społeczne
Z tak ustalonej średniej miesięcznej podstawy odejmuje się składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika, czyli:
- emerytalną 9,76%,
- rentową 1,5%,
- chorobową 2,45%.
Łącznie to 13,71%. Można obliczyć to jedną operacją: podstawę miesięczną mnoży się przez 13,71%, a potem odejmuje wynik od podstawy.
Dla przykładowej podstawy 5 500 zł brutto składki społeczne wyniosą: 5 500 zł × 13,71% = 753, (dokładnie 753, + parę groszy w zależności od zaokrągleń). Podstawa po odliczeniu składek: ok. 4 747 zł. Ta kwota jest podstawą do dalszego liczenia wynagrodzenia chorobowego.
Krok 3: Stawka dzienna i mnożenie przez liczbę dni choroby
Kolejny etap to obliczenie stawki dziennej. W tym celu podstawę miesięczną po odliczeniu składek dzieli się przez 30, niezależnie od tego, ile dni ma dany miesiąc. Dla przykładu: 4 747 zł / 30 ≈ 158,23 zł za 1 dzień.
Następnie stosuje się procent odpowiedni dla rodzaju niezdolności do pracy:
- 80% przy zwykłej chorobie,
- 70% przy pobycie w szpitalu (o ile nie ma prawa do 100%),
- 100% w przypadkach uprzywilejowanych (ciąża, wypadek w drodze, dawca itp.).
Przy standardowej chorobie poza szpitalem stawka dzienna wyniesie: 158,23 zł × 80% = 126,58 zł. Tę stawkę mnoży się przez liczbę dni zwolnienia, które przypadają w okresie wynagrodzenia chorobowego. Jeśli L4 trwa 10 dni i mieszczą się one w limicie 33/14 dni, przysługuje: 126,58 zł × 10 = 1 265,80 zł brutto wynagrodzenia chorobowego.
Użycie kalkulatora wynagrodzenia chorobowego – jak wpisać dane, żeby wynik miał sens
Kalkulatory wynagrodzenia chorobowego zwykle proszą o kilka podstawowych danych i na ich podstawie liczą wszystko automatycznie. Najczęściej trzeba uzupełnić:
- Rodzaj wynagrodzenia – stałe miesięczne czy zmienne (z premiami, prowizjami).
- Okres przyjmowany do podstawy – domyślnie 12 miesięcy, czasem można wpisać inny (np. 6 miesięcy, jeśli praca trwa krócej).
- Kwoty wynagrodzeń brutto z poszczególnych miesięcy – w wersjach prostszych podaje się jedną średnią miesięczną, w bardziej zaawansowanych – każdą wypłatę osobno.
- Liczbę dni choroby i informacje o rodzaju niezdolności do pracy (ciąża, wypadek w drodze, szpital).
- Rok lub miesiąc choroby – przy zmianach przepisów może to mieć znaczenie, choć stawki procentowe od lat są stałe.
Błąd pojawia się najczęściej przy wpisywaniu zbyt niskiej lub zbyt wysokiej średniej miesięcznej. Jeśli w ostatnich 12 miesiącach były duże różnice w wynagrodzeniu (np. premie kwartalne, wysokie nadgodziny tylko w sezonie), lepiej skorzystać z kalkulatora, który pozwala wprowadzić każdą wypłatę brutto osobno. Wtedy program poprawnie wyliczy średnią.
Jeżeli w danym miesiącu przysługiwały dodatki (np. za pracę w nocy, funkcyjny, stażowy), które podlegały składkom ZUS, zwykle trzeba je wliczyć do podstawy. O tym, co dokładnie wchodzi do podstawy, decydują przepisy i regulamin wynagradzania w firmie – warto zajrzeć do tych dokumentów lub skonsultować się z działem kadr.
Specjalne sytuacje: zmiana etatu, brak pełnych 12 miesięcy, premie nieregularne
W praktyce rzadko zdarzają się całkowicie „książkowe” przypadki. Częściej pojawiają się zdarzenia, które wpływają na sposób wyliczania podstawy. Większość dobrych kalkulatorów ma wbudowane algorytmy uwzględniające te niuanse, ale warto wiedzieć, co się wtedy dzieje w tle.
Mniej niż 12 miesięcy zatrudnienia
Gdy okres zatrudnienia jest krótszy niż 12 miesięcy, do podstawy przyjmuje się rzeczywisty okres zatrudnienia. Jeśli ktoś pracuje 6 miesięcy, to sumuje się wynagrodzenia z tych 6 miesięcy, dzieli przez 6, a dopiero potem odlicza składki i liczy stawkę dzienną. Kalkulatory zwykle mają w tym miejscu opcję zaznaczenia liczby przepracowanych miesięcy lub po prostu wymagają wprowadzenia wszystkich wypłat, a same liczą średnią.
Przy bardzo krótkim stażu (np. choroba w pierwszym miesiącu pracy) podstawę można ustalić z wynagrodzenia, które przysługuje za cały miesiąc, nawet jeśli nie został jeszcze w całości przepracowany. Wtedy kadry uzupełniają podstawę do pełnego miesiąca zgodnie z umową.
Zmiana wymiaru etatu
Przy zmianie etatu (np. z pełnego na 1/2) zasada jest taka, że do podstawy uwzględnia się wynagrodzenie z okresu już po zmianie, o ile do choroby doszło po zmianie. Jeśli choroba wystąpiła niedługo po zmniejszeniu etatu, możliwe jest, że do podstawy trafią tylko 1–2 miesiące po zmianie.
W kalkulatorach często oznacza się to przez wprowadzenie aktualnego wymiaru etatu i aktualnej stawki wynagrodzenia. Bardziej rozbudowane narzędzia pozwalają na oznaczenie momentu zmiany etatu i same przeliczają podstawę.
Premie i dodatki wypłacane nieregularnie
Premie kwartalne, roczne czy inne nieregularne dodatki wlicza się do podstawy, ale w odpowiedni sposób. Premia roczna wypłacona raz w roku jest doliczana do podstawy w podziale na 12 miesięcy. Kalkulator „rozsmarowuje” ją po wszystkich miesiącach, żeby dać realny obraz średniego wynagrodzenia.
Nagrody całkowicie uznaniowe, niewynikające z regulaminu wynagradzania, mogą być wyłączone z podstawy. Tu ponownie wszystko zależy od wewnętrznych regulacji. Przy wątpliwościach lepiej porównać wynik swojego kalkulatora z informacją z działu kadr – zwłaszcza gdy kwoty premii są wysokie i mocno zawyżają średnią.
Jak sprawdzić, czy wynik z kalkulatora jest realistyczny
Po wykonaniu obliczeń można szybko ocenić, czy wynik ma sens, wykonując kilka prostych kontroli. Jeśli przy pełnym wynagrodzeniu 5 000 zł brutto wychodzi 1 000 zł za 10 dni choroby, coś jest nie tak – przy 80% wynagrodzenia chorobowego kwota powinna być znacznie wyższa.
Dobrą metodą „na oko” jest przeliczenie orientacyjne: przy stałej pensji 5 000 zł brutto pracownik ma po odjęciu składek społecznych ok. 4 300–4 400 zł podstawy, dzielonej przez 30, czyli ok. 145 zł za dzień w 100%. 80% to ok. 116 zł. Za 10 dni daje to w przybliżeniu 1 160 zł. Jeśli kalkulator pokazuje coś radykalnie innego (np. 600 zł albo 2 000 zł), warto poszukać, gdzie wkradła się pomyłka.
Najczęstsze przyczyny rozbieżności to:
- użycie kwoty netto zamiast brutto przy wprowadzaniu podstawy,
- pominięcie premii podlegających składkom,
- zastosowanie złego procentu (70% zamiast 80% lub 100%),
- błędna liczba dni choroby (liczenie dni kalendarzowych zamiast tych wskazanych na zwolnieniu).
Znajomość powyższych zasad pozwala używać każdego kalkulatora wynagrodzenia chorobowego w sposób świadomy i szybko wychwycić ewentualne błędy w wyliczeniach z działu kadr czy na pasku wypłaty.