Zgłoszenie najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego – o co w ogóle chodzi
Najem okazjonalny wydaje się prosty: jest umowa, jest czynsz, urząd skarbowy dostaje podatek. Problem zaczyna się tam, gdzie wchodzą w grę terminy, forma zgłoszenia i konsekwencje pomyłek. W praktyce to nie sama umowa sprawia kłopot, ale właśnie zgłoszenie jej do urzędu.
Dobrze przygotowane zgłoszenie najmu okazjonalnego to nie tylko spokój przy ewentualnej kontroli, ale też utrzymanie „tarczy ochronnej” tej formy najmu – czyli łatwiejszej egzekucji opróżnienia lokalu. Dlatego warto przejść proces krok po kroku, bez domysłów i liczenia na „jakoś to będzie”.
Najem okazjonalny działa w pełni tylko wtedy, gdy umowa zostanie zgłoszona do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu. Bez tego umowa traktowana jest jak zwykły najem.
Podstawy najmu okazjonalnego – co trzeba mieć zanim pojawi się urząd skarbowy
Zgłoszenie do urzędu skarbowego jest dopiero jednym z ostatnich etapów. Wcześniej muszą istnieć kompletne dokumenty najmu okazjonalnego, czyli przede wszystkim:
- umowa najmu okazjonalnego lokalu mieszkalnego (tylko lokal mieszkalny, nie użytkowy),
- oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia lokalu,
- wskazanie innego lokalu, do którego najemca się wyprowadzi w razie egzekucji,
- pisemne oświadczenie właściciela (lub osoby z prawem do lokalu) tego „lokalu zastępczego”, że wyraża zgodę na zamieszkanie najemcy.
Bez tych dokumentów nie ma de facto najmu okazjonalnego – jest zwykły najem, nawet jeśli umowa została tak nazwana. Urząd skarbowy przy zgłoszeniu zwykle nie żąda ich okazywania, ale przy sporze sądowym lub kontroli mogą okazać się kluczowe.
Właściciel lokalu korzystający z najmu okazjonalnego to w zasadzie osoba fizyczna wynajmująca prywatnie, poza działalnością gospodarczą. Gdy najem jest prowadzony w ramach firmy, stosuje się inne rozwiązania (najem instytucjonalny lub zwykły najem „na firmę”).
Terminy i właściwy urząd – gdzie i kiedy zgłosić najem okazjonalny
Najczęściej popełnianym błędem jest zgłoszenie w złym urzędzie albo po terminie. Tu obowiązują dwie podstawowe zasady.
Po pierwsze, zgłoszenia dokonuje się do urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania właściciela (wynajmującego), a nie według położenia mieszkania. Jeśli mieszkanie jest w Gdańsku, a wynajmujący mieszka w Krakowie, zgłoszenie idzie do krakowskiego urzędu skarbowego.
Po drugie, obowiązuje twardy termin:
14 dni od dnia rozpoczęcia najmu, czyli od dnia wskazanego w umowie jako dzień rozpoczęcia korzystania z lokalu. Nie chodzi o datę podpisania umowy, jeśli najem ma się zacząć później.
W praktyce warto liczyć ten termin bardzo zachowawczo. Jeśli w umowie wpisana jest data rozpoczęcia najmu 1 kwietnia, to ostatnim dniem na zgłoszenie będzie 15 kwietnia (jeśli to dzień roboczy). Przekroczenie terminu nie powoduje kary finansowej „z automatu”, ale:
- umowa traci szczególny status najmu okazjonalnego (problemy przy eksmisji),
- przy kontroli urząd może uznać, że brakowało staranności w zgłaszaniu przychodów.
Jakie dane muszą znaleźć się w zgłoszeniu do urzędu skarbowego
Nie ma urzędowego formularza typu „druk najmu okazjonalnego”. Zgłoszenie sporządza się zwykle w formie zwykłego pisma do naczelnika urzędu skarbowego. Część urzędów ma swoje wzory na stronach internetowych, ale nie są one obowiązkowe.
W piśmie powinny znaleźć się co najmniej następujące informacje:
- dane wynajmującego: imię, nazwisko, adres zamieszkania, PESEL lub NIP,
- dane najemcy (i ewentualnie współnajemców): imiona, nazwiska, adres, PESEL,
- adres wynajmowanego lokalu,
- data zawarcia umowy i data rozpoczęcia najmu,
- informacja, że chodzi o umowę najmu okazjonalnego lokalu mieszkalnego,
- wysokość czynszu (miesięcznie) oraz ewentualne inne należności, jeśli są zapisane w umowie.
Do zgłoszenia można dołączyć kopię umowy, ale nie zawsze jest to wymagane. W praktyce wielu właścicieli przechowuje umowę u siebie, a do urzędu wysyła samo pismo informacyjne. W razie kontroli urząd skarbowy i tak może poprosić o przedstawienie umowy i powiązanych dokumentów.
Zgłoszenie najmu okazjonalnego krok po kroku
1. Przygotowanie treści zgłoszenia
Na początku potrzebne jest zwykłe pismo adresowane do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. W nagłówku podaje się dane wynajmującego i urząd. Tytuł pisma może być prosty, np. „Zgłoszenie zawarcia umowy najmu okazjonalnego lokalu mieszkalnego”.
Treść zgłoszenia powinna w sposób jasny i konkretny opisywać umowę. Dobrze, jeśli zawiera sformułowania typu:
„Niniejszym zgłasza się zawarcie umowy najmu okazjonalnego lokalu mieszkalnego położonego przy ul. …, w …, zawartej w dniu … pomiędzy … (wynajmujący) a … (najemca), na okres od … do … . Miesięczny czynsz wynosi … zł.”
Można dodać informację, że zostały spełnione wymogi formalne najmu okazjonalnego (akt notarialny, wskazanie lokalu zastępczego itd.), choć sam urząd skarbowy nie weryfikuje treści tych dokumentów na etapie zgłoszenia.
2. Formy złożenia zgłoszenia w urzędzie
Zgłoszenie może trafić do urzędu na kilka sposobów:
- osobiście – złożenie w kancelarii urzędu, z prośbą o podstemplowane potwierdzenie na kopii,
- pocztą – list polecony, najlepiej za potwierdzeniem nadania,
- elektronicznie – przez ePUAP jako pismo ogólne do urzędu skarbowego.
Przy wysyłce pocztą za datę złożenia uznaje się datę stempla pocztowego, jeśli pismo wysłane jest pocztą operatora wyznaczonego (Poczta Polska). To często ratuje termin, gdy pismo wysyłane jest ostatniego dnia.
W przypadku ePUAP warto pamiętać o dołączeniu pliku z treścią zgłoszenia oraz sprawdzeniu urzędowego poświadczenia przedłożenia (UPP). To ono jest dowodem, że pismo trafiło do systemu w terminie.
3. Potwierdzenie zgłoszenia i przechowywanie dokumentów
Urząd skarbowy nie zawsze wysyła jakąkolwiek odpowiedź. Często zgłoszenie po prostu trafia do akt i tyle. Z tego powodu dokumenty po stronie wynajmującego są kluczowe:
- kopię zgłoszenia z potwierdzeniem złożenia (pieczątka urzędu / UPP / dowód nadania),
- oryginał umowy najmu okazjonalnego,
- akt notarialny najemcy,
- oświadczenie właściciela lokalu zastępczego.
Dobrą praktyką jest przechowywanie ich wspólnie w jednym segregatorze lub teczce dotyczącej danego mieszkania. Przy późniejszej sprzedaży mieszkania czy sporze z najemcą łatwo wówczas odtworzyć całą historię najmu.
Najem okazjonalny a podatek – co zgłoszenie ma wspólnego z rozliczeniami
Samo zgłoszenie umowy najmu okazjonalnego nie „załatwia” kwestii podatku dochodowego. To zupełnie inny wątek, który biegnie niejako równolegle. Właściciel musi zdecydować, jak będzie opodatkowywany przychód z najmu prywatnego.
Od kilku lat przychody z prywatnego najmu rozliczane są w praktyce ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Podstawowe stawki to:
- 8,5% – do kwoty 100 000 zł przychodu rocznie,
- 12,5% – od nadwyżki ponad 100 000 zł.
Podatek płaci się od kwoty czynszu (bez opłat „przechodnich”, np. czynsz do spółdzielni, media refakturowane – o ile są właściwie skonstruowane zapisy w umowie).
Wybór formy opodatkowania i pierwsza wpłata
Obecnie wybór ryczałtu następuje w praktyce przez dokonanie pierwszej wpłaty ryczałtu w ustawowym terminie. Nie ma potrzeby składać osobnego oświadczenia, jak było to kiedyś.
Terminy są dwa – w zależności od częstotliwości rozliczeń:
- do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni (rozliczenie miesięczne), albo
- do 20. dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału (przy rozliczeniach kwartalnych – tylko przy określonych warunkach co do przychodów).
Jeśli planowane jest systematyczne wynajmowanie lokalu, warto od początku utrzymywać konsekwencję w wpłatach i odkładaniu pieniędzy na podatek. Zaległości przy kilku miesiącach wynajmu szybko robią się bolesne.
Roczne rozliczenie najmu okazjonalnego
Na koniec roku przychody z najmu okazjonalnego wykazywane są w zeznaniu rocznym właściwym dla ryczałtu – obecnie na formularzu PIT-28.
W zeznaniu ujmuje się łączne przychody z najmu (z wszystkich wynajmowanych lokali w ramach najmu prywatnego) oraz zapłacony w trakcie roku ryczałt.
Sam fakt, że najem jest „okazjonalny”, nie zmienia zasad podatkowych – jest to nadal po prostu prywatny najem rozliczany ryczałtem.
Dla urzędu skarbowego najem okazjonalny to po prostu przychód z najmu prywatnego. Różnice między zwykłym a okazjonalnym najmem są prawne i praktyczne, a nie podatkowe.
Zmiany w umowie, rozwiązanie, kolejne mieszkania – kiedy znów zgłaszać
Wątpliwości pojawiają się także przy modyfikacjach umowy. Co z dodatkowymi aneksami? Czy każdą zmianę trzeba zgłaszać do urzędu?
W praktyce wygląda to tak:
- nowa umowa najmu okazjonalnego (np. z nowym najemcą, albo dla innego mieszkania) – kolejne zgłoszenie w ciągu 14 dni,
- przedłużenie umowy aneksem – dobrze jest poinformować urząd, choć nie wszystkie urzędy tego wymagają; część właścicieli wysyła krótką informację o zmianie okresu najmu,
- zmiana czynszu aneksem – z perspektywy podatkowej i dokumentacyjnej warto zawiadomić urząd, aby w aktach był aktualny poziom przychodu,
- rozwiązanie umowy przed czasem – nie ma formalnego obowiązku zgłaszania, ale przy dłuższym okresie trwania umowy bywa to praktyczne, bo porządkuje dokumentację.
Jeśli wynajmowanych jest kilka mieszkań w formule najmu okazjonalnego, każde mieszkanie i każda umowa z innym najemcą wymagają osobnego zgłoszenia. Można oczywiście_ wysłać jedno pismo, w którym opisane będą dwie nowe umowy, ale dane każdej umowy muszą być wyraźnie rozdzielone.
Najczęstsze błędy przy zgłaszaniu najmu okazjonalnego
Na koniec warto zebrać najpopularniejsze potknięcia, które pojawiają się regularnie i potrafią narobić kłopotów po latach.
Po pierwsze, zgłoszenie do niewłaściwego urzędu. Jeśli pismo trafi do urzędu właściwego dla położenia lokalu, a nie dla miejsca zamieszkania właściciela, urzędy zwykle przekazują je dalej, ale nie ma żadnej gwarancji, że zrobią to w terminie 14 dni.
Po drugie, brak dowodu złożenia. Słynne „na pewno wysyłane, ale nie ma potwierdzenia” przy kontroli czy sporze sądowym nie działa. Urząd opiera się na dokumentach, a nie na pamięci.
Po trzecie, brak spójności między umową a zgłoszeniem – inna data rozpoczęcia najmu, inne dane najemcy, kwota czynszu różniąca się od tej w umowie. Urząd ma prawo zażądać kopii umowy i sprawdzić, co naprawdę zostało uzgodnione.
Po czwarte, pomijanie aktualizacji przy istotnych zmianach. Gdy czynsz rośnie o kilkaset złotych, a urząd nadal „widzi” starą, niższą kwotę, zaufanie do rzetelności podatnika spada, nawet jeśli podatek jest faktycznie płacony prawidłowo.
Najem okazjonalny daje silną ochronę właścicielowi, ale wymaga odrobiny formalnej dyscypliny: komplet dokumentów, termin 14 dni, dowód złożenia. Reszta to już tylko systematyczne rozliczanie podatku.
Dobrze przeprowadzone zgłoszenie do urzędu skarbowego zamyka formalny etap tworzenia najmu okazjonalnego. Potem pozostaje już praca „w tle”: opłacanie ryczałtu, pilnowanie dokumentów i reagowanie na zmiany w umowie. Dzięki temu, jeśli kiedyś najem się posypie, właściciel nie będzie się zastanawiał, co i komu było zgłaszane – wszystko będzie spokojnie leżało w jednym segregatorze.