Dochód do zasiłku rodzinnego da się policzyć samodzielnie – krok po kroku, bez zgadywania i nerwów przy składaniu wniosku. Wystarczy uporządkować źródła przychodu z odpowiedniego roku, odjąć wskazane przepisami koszty i podzielić wynik przez liczbę osób w rodzinie. Najważniejsze jest poprawne ustalenie, jakie dochody w ogóle się liczą, z jakiego roku i jak potraktować zmiany w pracy, działalności czy alimentach. Ten wpis prowadzi przez cały proces – od sprawdzenia roku bazowego, przez wyliczenie dochodu na osobę, aż po typowe pułapki, przez które urzędy najczęściej wzywają do korekt. Celem jest sytuacja, w której przy wypełnianiu wniosku wiadomo dokładnie, skąd się wzięła każda kwota.
1. Co to jest dochód do zasiłku rodzinnego i z jakiego roku się go liczy
Przy zasiłku rodzinnym nie liczy się „dochodu według własnego uznania”, tylko dochód w rozumieniu ustawy o świadczeniach rodzinnych. To prowadzi do dwóch kluczowych wniosków:
- nie każdy wpływ na konto jest dochodem do zasiłku,
- dochód liczy się z określonego, sztywno wskazanego roku.
Urząd przyjmuje tak zwany rok bazowy – co do zasady jest to rok kalendarzowy sprzed dwóch lat w stosunku do początku okresu zasiłkowego. Dla orientacji:
- okres zasiłkowy 2023/2024 – rok bazowy: 2021,
- okres zasiłkowy 2024/2025 – rok bazowy: 2022,
- okres zasiłkowy 2025/2026 – rok bazowy: 2023 (najprawdopodobniej, jeśli przepisy się nie zmienią).
Dokładny rok bazowy zawsze podaje gmina/MOPS w informacji o naborze wniosków. Na tym etapie najważniejsze jest ustalenie dwóch rzeczy:
Po pierwsze – ile osób tworzy rodzinę na potrzeby zasiłku (rodzice, dzieci, czasem inne osoby, jeśli faktycznie wspólnie mieszkają i gospodarują). Po drugie – jakie dochody uzyskał każdy z członków rodziny w roku bazowym.
Przy zasiłku rodzinnym nie liczy się świadczenia 500+ oraz rodzinnego kapitału opiekuńczego. Te pieniądze nie zwiększają dochodu na osobę do zasiłku rodzinnego.
2. Jakie źródła dochodu bierze się pod uwagę
Dochód do zasiłku rodzinnego obejmuje zarówno dochody opodatkowane, jak i część dochodów zwolnionych z podatku. Nie chodzi więc tylko o PIT.
Dochód opodatkowany – umowa o pracę, zlecenia, DG
W większości rodzin podstawą będą przychody z pracy i działalności. Urząd bierze pod uwagę dochód roczny z PIT, najczęściej z druku PIT-37, PIT-36 albo PIT-36L z roku bazowego. Interesuje nie sam przychód, ale dochód po odliczeniu kosztów uzyskania, składek ZUS i niektórych ulg.
Najczęściej do wyliczeń przyjmuje się kwoty z zaświadczeń z urzędu skarbowego, które zawierają:
- dochód podlegający opodatkowaniu,
- składki na ubezpieczenia społeczne odliczone od dochodu,
- składki na ubezpieczenie zdrowotne odliczone od podatku (jeśli dotyczy).
Na tej podstawie urząd wylicza „dochód netto” w rozumieniu przepisów o świadczeniach rodzinnych. W praktyce nie ma potrzeby samodzielnego rozbijania PIT na składki – zrobi to zaświadczenie z US albo sam ośrodek pomocy społecznej. Przydatne jest jednak zrozumienie, że nie liczy się sama kwota brutto z umowy.
Dochód nieopodatkowany – alimenty, stypendia, zasiłki
Druga grupa to dochody niepodlegające opodatkowaniu PIT, które jednak są uwzględniane przy zasiłku rodzinnym. Chodzi między innymi o:
- alimenty na dzieci i na małżonka,
- świadczenia z funduszu alimentacyjnego,
- stypendia (socjalne, doktorskie, szkolne – z wyjątkami),
- zasiłki chorobowe z KRUS,
- część świadczeń socjalnych z zakładu pracy.
Każde takie świadczenie trzeba wykazać osobno we wniosku. Najlepiej zawczasu przygotować:
- wyrok sądu lub ugodę alimentacyjną,
- zaświadczenia o wypłaconych kwotach (np. z funduszu alimentacyjnego, uczelni),
- decyzje o przyznaniu świadczeń.
Lista dochodów nieopodatkowanych, które mają znaczenie przy zasiłku rodzinnym, jest stosunkowo długa i potrafi zaskoczyć. Jeżeli w rodzinie pojawiały się w roku bazowym nietypowe świadczenia, warto je wypisać i sprawdzić, czy ustawa je wymienia.
3. Specjalne przypadki: gospodarstwo rolne, działalność gospodarcza, praca za granicą
Niektóre źródła dochodu nie wynikają bezpośrednio z PIT i tu najczęściej pojawiają się błędy. Dotyczy to szczególnie rolników, przedsiębiorców na ryczałcie/kartę oraz osób pracujących za granicą.
Dochód z gospodarstwa rolnego
Przy rolnikach nie liczy się faktycznych przychodów ze sprzedaży płodów rolnych, tylko dochód z hektara przeliczeniowego. Każdego roku Ministerstwo Finansów ogłasza kwotę dochodu z 1 ha przeliczeniowego – jest to stała stawka na dany rok, niezależnie od tego, czy w gospodarstwie coś zarobiono czy nie.
Procedura:
- Sprawdzić, ile hektarów przeliczeniowych ma gospodarstwo (informacja z nakazu płatniczego podatku rolnego lub zaświadczenia z gminy).
- Pomnożyć liczbę hektarów przeliczeniowych przez roczną kwotę dochodu z 1 ha dla roku bazowego.
- Otrzymany wynik to roczny dochód z gospodarstwa rolnego dla całego gospodarstwa domowego.
Jeśli gospodarstwo rolne ma kilka osób (np. rodzice i dorosłe dzieci), dochód rolniczy liczy się na wszystkich wspólnie, a potem dopiero dzieli przez liczbę osób w rodzinie przy ostatecznym wyliczaniu dochodu na osobę.
Działalność gospodarcza – zasady z PIT i zryczałtowane formy
Przy działalności opodatkowanej na zasadach ogólnych (skala, podatek liniowy) podstawą jest dochód z PIT-36 lub PIT-36L z roku bazowego. Dochód ten uwzględnia już koszty i składki, ale przy zasiłku rodzinnym i tak często urząd prosi o dodatkowe oświadczenia.
Przy działalności na ryczałcie albo karcie podatkowej stosuje się odrębne zasady określania dochodu. Ustawa o świadczeniach rodzinnych przewiduje przeliczniki, które zamieniają przychód lub podatek zapłacony na kartę na „dochód w rozumieniu ustawy”. W praktyce:
- potrzebne będą: PIT-28 (ryczałt) lub zaświadczenie z urzędu skarbowego (karta),
- ośrodek pomocy społecznej sam zastosuje odpowiednie przeliczniki.
Przy dużych wahaniach w działalności (zamknięcie firmy, otwarcie nowej, zmiana formy opodatkowania) dochodzi jeszcze kwestia uzyskania lub utraty dochodu – o tym dalej.
Praca za granicą
Dochody uzyskane za granicą, niezależnie od kraju, są co do zasady wliczane do dochodu rodziny. Najczęściej trzeba je przeliczyć na złote po średnim kursie NBP z odpowiedniego dnia (zwykle dnia wypłaty albo ostatniego dnia roku podatkowego – zależnie od przepisów).
Niezbędne będą:
- zagraniczne paski płacowe lub roczne rozliczenia podatkowe,
- informacje o składkach na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,
- kursy przeliczeniowe (jeśli organ ich nie poda).
W wielu gminach urzędnicy sami pomagają w przeliczeniach, ale warto pilnować, by nie pominięto potrąconych za granicą składek, bo zawyża to dochód netto.
4. Uzyskanie i utrata dochodu – najczęstsze pułapki
Dochodów nie liczy się „na ślepo” tylko z roku bazowego. Ustawa wprowadza pojęcia uzyskania dochodu i utraty dochodu, które korygują sytuację, gdy realne zarobki rodziny istotnie się zmieniły.
Utrata dochodu – kiedy urząd powinien obniżyć dochód
Za utracony dochód uznaje się między innymi sytuacje, gdy:
- zakończono umowę o pracę lub zlecenie,
- zamknięto działalność gospodarczą,
- utracono prawo do renty, emerytury, zasiłku dla bezrobotnych,
- przestały być wypłacane alimenty (np. po ukończeniu nauki przez dziecko).
Jeśli w roku bazowym dochód był, a w dniu składania wniosku już go nie ma, powinien zostać odjęty z dochodu rocznego. Robi się to przez:
- Sprawdzenie, ile wyniósł dochód roczny z utraconego źródła.
- Odjęcie tej kwoty od dochodu rodziny za rok bazowy.
- Podzielenie nowego dochodu przez liczbę osób w rodzinie.
Przy utracie dochodu urząd wymaga zwykle dokumentu potwierdzającego koniec zatrudnienia lub świadczenia (świadectwo pracy, decyzja ZUS, rozwiązanie umowy).
Uzyskanie dochodu – nowa praca, nowa działalność, wzrost wynagrodzenia
Uzyskanie dochodu to sytuacja odwrotna – gdy w roku bazowym nie było jakiegoś źródła przychodu, ale pojawiło się przed złożeniem wniosku. Dotyczy to na przykład:
- podjęcia nowej pracy,
- rozpoczęcia działalności gospodarczej,
- uzyskania renty, emerytury, zasiłku dla bezrobotnych,
- podjęcia dodatkowej pracy na umowę zlecenia.
W takim przypadku dochód z nowego źródła dodaje się do dochodu z roku bazowego, ale licząc go nie rocznie, tylko na podstawie przeciętnego dochodu z pierwszych pełnych miesięcy po jego uzyskaniu.
W praktyce wygląda to tak:
- Rodzina ma dochód z roku bazowego, np. 48 000 zł.
- W lutym 2024 jedna osoba podjęła nową pracę (rok bazowy nadal 2022).
- Sprawdza się przeciętny dochód z pełnych miesięcy (np. marzec–maj 2024).
- Ten przeciętny miesięczny dochód mnoży się przez 12, aby nazwać go „dochodem rocznym z uzyskanego źródła”.
- Dodaje się go do dochodu rodziny, a następnie dzieli przez liczbę osób.
Dlatego przy nowych źródłach dochodu urząd zwykle prosi o zaświadczenia o dochodach z kilku miesięcy przed wnioskiem, a nie tylko o PIT z roku bazowego.
5. Jak krok po kroku obliczyć dochód do zasiłku rodzinnego
Po omówieniu szczegółów, całą procedurę można uporządkować w prosty schemat, który sprawdza się w większości przypadków.
Krok 1: Ustalenie składu rodziny
Najpierw trzeba ustalić, kto wchodzi w skład rodziny na potrzeby zasiłku. Zwykle będą to:
- rodzice lub opiekunowie prawni,
- dzieci na utrzymaniu – do ukończenia 18 lat lub 21/24 lat, jeśli się uczą (zgodnie z ustawą),
- ewentualnie inne osoby faktycznie wspólnie zamieszkujące i gospodarujące, jeśli przepisy tak stanowią.
Ta liczba osób posłuży później do wyliczenia dochodu na osobę.
Krok 2: Zebranie dokumentów o dochodach z roku bazowego
Następnie trzeba zgromadzić wszystkie dokumenty dotyczące roku bazowego:
- PIT-y wszystkich dorosłych członków rodziny (PIT-37, PIT-36, PIT-36L, PIT-28 itd.).
- Zaświadczenia z urzędu skarbowego o dochodach i składkach.
- Zaświadczenia o dochodach nieopodatkowanych (alimenty, stypendia, świadczenia socjalne).
- Zaświadczenie o wielkości gospodarstwa rolnego (jeśli dotyczy).
- Rozliczenia z zagranicy (jeśli ktoś pracował za granicą).
Na tym etapie chodzi o pełną listę źródeł dochodu, nie o idealną precyzję co do grosza.
Krok 3: Zsumowanie dochodów rocznych rodziny
Kolejny krok to wyliczenie łącznego dochodu rocznego rodziny za rok bazowy. W uproszczeniu można przyjąć:
- Dochody opodatkowane (z PIT) – zgodnie z zaświadczeniem z US.
- Dochody nieopodatkowane – z odpowiednich decyzji i zaświadczeń.
- Dochód z gospodarstwa rolnego – hektary przeliczeniowe × stawka za 1 ha.
- Dochody zagraniczne – po przeliczeniu na złote i odliczeniu składek.
Po podliczeniu powstaje jedna kwota: roczny dochód rodziny według stanu sprzed uwzględnienia utraty/uzyskania dochodu.
Krok 4: Korekta o utratę i uzyskanie dochodu
Następnie trzeba przeanalizować, co się zmieniło po roku bazowym aż do dnia złożenia wniosku:
- Jeśli ktoś zakończył pracę, utracił rentę, emeryturę, zasiłek – odlicza się roczny dochód z tego źródła.
- Jeśli ktoś podjął nową pracę, działalność, otrzymał rentę – dodaje się przeciętny roczny dochód wyliczony na podstawie aktualnych zarobków.
Po odjęciach i dodaniach powstaje nowa kwota – skorygowany roczny dochód rodziny, który powinien odpowiadać obecnej sytuacji dochodowej.
Krok 5: Obliczenie dochodu na osobę i porównanie z kryterium
Ostatni krok to już prosta matematyka:
- Skorygowany roczny dochód rodziny dzieli się przez 12 miesięcy – wynik to przeciętny miesięczny dochód rodziny.
- Ten miesięczny dochód rodziny dzieli się przez liczbę osób w rodzinie – powstaje miesięczny dochód na osobę.
- Otrzymaną kwotę porównuje się z aktualnym kryterium dochodowym do zasiłku rodzinnego (odrębna kwota dla rodzin z dzieckiem z orzeczeniem o niepełnosprawności i bez tego orzeczenia).
Jeżeli dochód na osobę jest niższy lub równy kryterium, zasiłek rodzinny się należy (zakładając spełnienie pozostałych warunków). Jeśli jest wyższy – urząd wyda decyzję odmowną.
6. Co warto sprawdzić przed złożeniem wniosku
Przed zaniesieniem wniosku i dokumentów do urzędu warto na spokojnie przejrzeć kilka punktów, które najczęściej generują problemy:
- Czy wykazano wszystkich członków rodziny, zwłaszcza pełnoletnie dzieci uczące się.
- Czy uwzględniono wszystkie alimenty – zarówno otrzymywane, jak i płacone (te drugie często wpływają pośrednio na sytuację rodzinną).
- Czy poprawnie policzono hektary przeliczeniowe przy gospodarstwie rolnym, zgodnie z aktualnym zaświadczeniem z gminy.
- Czy zgłoszono utracone dochody (np. zakończenie umowy), które mogą obniżyć dochód na osobę.
- Czy zgłoszono nowe źródła dochodu (nowa praca, renta), aby uniknąć zarzutów zatajania informacji.
Takie przejście „krok po kroku” pozwala wejść do urzędu z pełnym obrazem sytuacji finansowej rodziny, a nie z nadzieją, że „jakoś to będzie”. Dzięki temu łatwiej uzasadnić swoje wyliczenia, spokojniej rozmawiać z pracownikiem ośrodka i w razie potrzeby bronić swojego stanowiska przy odwołaniu.