Cel jest prosty: założyć firmę jednoosobową i od razu nadać jej taką nazwę, która przejdzie w urzędzie, nie będzie kłócić się z przepisami i da się wykorzystać marketingowo. Przeszkodą jest to, że przepisy o nazwie (firmie) przedsiębiorcy są mało intuicyjne, a w internecie miesza się prawo z luźnymi „dobrymi praktykami”. Warto więc rozdzielić to, co jest obowiązkiem wynikającym z Kodeksu cywilnego, od tego, co jest tylko kwestią gustu lub marketingu. Poniżej konkretne zasady, przykłady i pułapki, które pozwolą nazwać jednoosobową działalność bez ryzyka problemów z CEIDG, US czy innymi firmami.
„Firma” w rozumieniu prawa a „nazwa firmy” w języku potocznym
Na początek trzeba uporządkować słownictwo. W Kodeksie cywilnym słowo „firma” nie oznacza przedsiębiorstwa czy działalności gospodarczej, ale właśnie nazwę, pod którą działa przedsiębiorca. To prawnicza terminologia, która często myli osoby zakładające działalność.
W języku potocznym „firma” to po prostu biznes: sklep, agencja, kancelaria lub jednoosobowa działalność. W rejestrach takich jak CEIDG czy KRS interesuje jednak to, jak brzmi firma przedsiębiorcy, czyli jego nazwa w sensie prawnym. To na nią będą wystawiane faktury, widnieje na umowach, pismach urzędowych i w rejestrach publicznych.
Dalej, dla uproszczenia, będzie używane określenie „nazwa firmy”, ale zawsze chodzi o „firmę” w rozumieniu przepisów.
Podstawowy wymóg: imię i nazwisko przedsiębiorcy
Dla jednoosobowej działalności gospodarczej przepisy są bardzo konkretne: firma osoby fizycznej musi zawierać co najmniej jej imię i nazwisko. Ten element jest obowiązkowy – bez niego nazwa będzie po prostu sprzeczna z prawem.
To oznacza, że nie da się formalnie zarejestrować JDG pod samą nazwą fantazyjną, np. „Kreatywne Biuro” czy „Pixel Studio” – w formularzu CEIDG taka nazwa zostanie odrzucona albo trzeba będzie ją poprawić.
Przykłady poprawnych nazw zgodnych z przepisami:
- Anna Kowalska
- Anna Kowalska Kreatywne Studio Wnętrz
- JAN KOWALSKI Usługi Remontowo-Budowlane
- Piotr Nowak Sklep Internetowy „TechZone”
W każdej z powyższych nazw centralnym i obowiązkowym elementem jest imię i nazwisko. Wszystko inne to dodatki, o których za chwilę.
Firmę osoby fizycznej można rozbudowywać, ale nie wolno z niej „wyciąć” imienia i nazwiska. To fundament wymagany przez polskie prawo.
Elementy dodatkowe: kiedy warto rozbudować nazwę firmy
Przepisy dopuszczają dodawanie do imienia i nazwiska innych określeń, o ile są prawdziwe i nie wprowadzają w błąd. Chodzi o elementy opisujące na przykład:
- rodzaj działalności (Usługi Informatyczne, Sklep Spożywczy, Biuro Rachunkowe)
- branżę (Transport, Stolarnia, Marketing, Fotografia)
- miejsce (w zakresie miasta, dzielnicy, regionu, jeśli ma to sens)
- nazwę fantazyjną (np. „Studio Luna”, „PrimeTech”, „Kwiaciarnia Róża”)
Rozbudowanie nazwy ma kilka praktycznych zalet. Ułatwia identyfikację działalności (zarówno klientom, jak i urzędnikom), pomaga odróżnić się od innych przedsiębiorców o tym samym imieniu i nazwisku, a także poprawia widoczność w internecie, zwłaszcza lokalnie.
Przykłady nazw legalnych i sensownych z biznesowego punktu widzenia:
„Anna Kowalska Biuro Rachunkowe” – od razu wiadomo, czym zajmuje się przedsiębiorca.
„Marek Wiśniewski Transport Krajowy i Międzynarodowy” – nazwa opisuje zakres usług.
„Katarzyna Zielińska Gabinet Dietetyczny FitBalance” – połączenie funkcji (gabinet) z marką („FitBalance”).
Nie ma obowiązku dopisywania słów „działalność gospodarcza”, „firma” czy „przedsiębiorstwo”. Te dodatki zwykle tylko wydłużają nazwę w dokumentach, a nic nie wnoszą.
Czego nie wolno w nazwie jednoosobowej firmy
Choć przepisy dają sporą swobodę, są konkretne zakazy, o których trzeba pamiętać jeszcze przed wysyłką wniosku do CEIDG.
Zakaz wprowadzania w błąd
Nazwa firmy nie może sugerować czegoś, co nie odpowiada rzeczywistości. Chodzi m.in. o:
- udawanie innej formy prawnej (np. nazwa „spółka z o.o.” przy JDG)
- sugerowanie uprawnień lub tytułów, których przedsiębiorca nie posiada (np. „kancelaria adwokacka” bez statusu adwokata)
- pozorne powiązania z instytucjami publicznymi lub organami państwa
Przykład nazwy niedopuszczalnej: „Jan Kowalski Kancelaria Adwokacka”, jeśli właściciel nie jest wpisany na listę adwokatów. Można natomiast użyć określenia „Kancelaria prawna” lub „Biuro porad prawnych”, o ile firma faktycznie świadczy takie usługi i spełnia inne wymagania (np. co do uprawnień do doradztwa w określonych sprawach).
Mylenie z inną formą działalności
Nazwa JDG nie powinna wprowadzać w błąd co do tego, czy chodzi o osobę fizyczną, czy spółkę. W praktyce oznacza to, że w nazwie JDG nie używa się oznaczeń zarezerwowanych dla spółek, takich jak:
- „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością” / „sp. z o.o.”
- „spółka akcyjna” / „S.A.”
- „spółka komandytowa” / „sp.k.”
- „spółka jawna” / „sp.j.”
Napięcie pojawia się czasem przy nazwach sugerujących skalę działalności, np. „Grupa”, „Holding”. Prawo nie zakazuje wprost takich słów w JDG, ale jeśli nazwa faktycznie będzie sugerować, że chodzi o grupę kapitałową, a w rzeczywistości jest to pojedyncza jednoosobowa działalność, może pojawić się zarzut wprowadzania w błąd.
Nazwa w CEIDG a nazwa marketingowa (brand)
Przedsiębiorcy często stosują w praktyce dwie warstwy nazewnicze:
- Nazwa formalna (prawna) – dokładnie taka, jak w CEIDG
- Nazwa marketingowa (brand) – krótsza, chwytliwa, używana w logo, na wizytówkach, w social media
Przykład: w CEIDG wpis widnieje jako „Anna Kowalska Studio Projektowania Wnętrz LUNA”, ale na szyldzie i stronie używany jest skrót „LUNA Studio Wnętrz”. To normalna praktyka, o ile w dokumentach prawnych (umowy, faktury, pisma do urzędów) wskazywana jest pełna nazwa wraz z danymi identyfikacyjnymi (NIP, adres).
Na fakturach, umowach i oświadczeniach dla urzędów zawsze warto używać pełnej nazwy z CEIDG. Brand może się pojawić dodatkowo – jako znak towarowy, nazwa handlowa czy logo.
W sklepie internetowym czy na stronie WWW można eksponować głównie markę, ale w regulaminie, stopce czy zakładce „Kontakt” powinna pojawić się pełna firma z CEIDG, aby nie było wątpliwości, kto jest stroną umowy.
Polskie znaki, język obcy, skróty – co wolno w nazwie
Przy rejestracji firmy w CEIDG można stosować polskie znaki diakrytyczne (ą, ę, ł, ś, ć itd.) i nie ma przeszkód, aby część nazwy była w języku obcym. Ważne, by nazwa była czytelna i odróżniająca, a także zgodna z pozostałymi przepisami.
W praktyce stosowane są m.in.:
- nazwy w całości po polsku: „Usługi Księgowe”, „Sklep Zoologiczny”
- nazwy mieszane: „Design Studio”, „Beauty Clinic”, „IT Solutions”
- skrótowce i akronimy: „ABC Consulting”, „M&K Transport”, „MJSoft”
Warto pamiętać, że w obrocie międzynarodowym imię i nazwisko z polskimi znakami może być problematyczne w systemach zagranicznych. Część przedsiębiorców decyduje się wtedy na uproszczoną wersję (np. „Lukasz” zamiast „Łukasz”) w kontaktach handlowych, ale formalnie w polskich rejestrach pozostaje wersja poprawna językowo.
Zbieżność nazw, znaki towarowe i ryzyko sporów
Sam fakt, że nazwa przejdzie w CEIDG, nie oznacza jeszcze pełnej swobody. System CEIDG nie bada konfliktów z innymi nazwami, znakami towarowymi czy prawami autorskimi. To na przedsiębiorcy ciąży ryzyko, że użycie danej nazwy naruszy cudze prawa.
Sprawdzanie dostępności nazwy i znaków
Przed zgłoszeniem nazwy warto wykonać kilka prostych kroków:
- przeszukać CEIDG i KRS pod kątem podobnych nazw w tej samej branży
- sprawdzić wyszukiwarkę znaków towarowych EUIPO i Urzędu Patentowego RP
- przejrzeć internet – czy nazwa nie jest już mocno kojarzona z innym biznesem
Jeśli nazwa jest bardzo charakterystyczna (np. „LUNA STUDIO WNĘTRZ”, „TechZone”), istnieje ryzyko, że ktoś posiada lub zarejestruje znak towarowy obejmujący tę nazwę. Wtedy używanie podobnego oznaczenia w tej samej branży może skończyć się wezwaniem do zaprzestania, a w ekstremalnych przypadkach procesem.
Jednocześnie imię i nazwisko w firmie jest obowiązkowe i nie podlega „zarezerwowaniu” przez jedną osobę. Nie da się więc zakazać komuś nazywania JDG „Jan Kowalski”, jeśli tak się faktycznie nazywa – konflikt dotyczy zwykle części fantazyjnej i jej wykorzystania jako brandu.
Jak nazwa firmy „żyje” w praktyce: dokumenty, faktury, pieczątka
Po zarejestrowaniu działalności nazwa z CEIDG będzie pojawiać się praktycznie wszędzie. Dobrze od razu założyć, że musi być:
- wystarczająco krótka, aby mieściła się w polach formularzy i na fakturach
- czytelna, żeby kontrahenci nie robili literówek
- spójna z tym, co pojawia się w stopce maila, na stronie i wizytówkach
Przy projektowaniu nazwy warto więc zadać sobie kilka praktycznych pytań:
Czy pełna nazwa zmieści się wygodnie w nagłówku faktury, pieczątki lub w systemie księgowym? Czy klient, który raz ją przeczyta, będzie w stanie ją bez problemu powtórzyć lub odszukać? Czy różni się wyraźnie od nazw firm znajomych z tej samej branży, aby nie dochodziło do pomyłek przy przelewach i zamówieniach?
Formalnie nie ma obowiązku posiadania pieczątki, ale wiele firm i urzędów wciąż jej oczekuje. Jeśli jest używana, powinna zawierać:
pełną nazwę firmy, NIP, ewentualnie REGON, adres siedziby lub miejsca wykonywania działalności.
Zmiana nazwy firmy jednoosobowej – czy to problem?
Nazwa wpisana do CEIDG nie jest raz na zawsze. Można ją zmienić w dowolnym momencie, składając wniosek aktualizacyjny. Zmiana jest bezpłatna i odbywa się online lub w urzędzie gminy.
W praktyce zmiana nazwy oznacza jednak sporo drobnych działań:
- aktualizacja danych w fakturach, szablonach, systemach księgowych
- zmiana w stopkach maili, na stronie www, w social mediach
- poinformowanie klientów i kontrahentów
- wymiana pieczątek, materiałów reklamowych, oklejenia samochodów itp.
Z tego powodu lepiej poświęcić chwilę na przemyślenie nazwy przed rejestracją niż wykonywać kosmetyczne poprawki co kilka miesięcy. Zmiana jest formalnie prosta, ale wizerunkowo i organizacyjnie potrafi być męcząca.
Podsumowanie: minimalne wymagania, rozsądne wybory
Przy jednoosobowej działalności obowiązują trzy proste zasady, o których nie wolno zapomnieć:
Nazwa firmy musi zawierać imię i nazwisko przedsiębiorcy, nie może wprowadzać w błąd co do rodzaju działalności ani sugerować innej formy prawnej, a jej unikalność pod kątem znaków towarowych i kolizji rynkowych warto sprawdzić samodzielnie przed rejestracją.
Poza tym pozostaje szeroka przestrzeń do decyzji: czy nazwa ma być krótka i czysto formalna, czy rozbudowana o opis branży i element fantazyjny; czy brand będzie tożsamy z nazwą w CEIDG, czy raczej funkcjonować będzie jako oddzielny znak. Dobrze zaprojektowana nazwa firmy jednoosobowej łączy wymogi prawa z praktyką biznesu – pozwala spokojnie przejść przez rejestrację i jednocześnie budować rozpoznawalną markę.