Urlop na żądanie wcale nie jest dodatkową pulą wolnych dni ponad urlop wypoczynkowy. W rzeczywistości to tylko szczególny sposób skorzystania z części zwykłego urlopu. Dla wielu osób to zaskoczenie, bo w obiegu funkcjonuje sporo mitów na temat tych dni. Prawidłowe rozumienie przepisów Kodeksu pracy pozwala uniknąć konfliktów z szefem i nieprzyjemnych konsekwencji służbowych. Warto więc uporządkować fakty: ile dokładnie jest urlopu na żądanie, komu przysługuje, jak się go liczy i kiedy pracodawca może odmówić.
Czym jest urlop na żądanie według Kodeksu pracy
Urlop na żądanie to nie odrębny rodzaj urlopu, tylko szczególny sposób wykorzystania części urlopu wypoczynkowego. Podstawa prawna znajduje się w art. 1672 Kodeksu pracy.
Pracownik może w ciągu roku kalendarzowego zażądać udzielenia mu urlopu w wymiarze maksymalnie 4 dni, zgłaszając to najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Nie ma obowiązku podawania przyczyny – powód może pozostać wyłącznie po stronie pracownika.
Urlop na żądanie to maksymalnie 4 dni w roku kalendarzowym, wliczane do puli 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego, a nie coś „ponad” tę pulę.
W praktyce oznacza to, że jeśli pracownik ma prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego i wykorzysta w roku 4 dni urlopu na żądanie, to pozostanie mu do dyspozycji 22 dni zwykłego urlopu.
Ile jest urlopu na żądanie w 2024 r. – twarde liczby
Aktualne przepisy Kodeksu pracy są w tej kwestii jednoznaczne. Od lat nie zmienił się podstawowy limit:
- maksymalnie 4 dni urlopu na żądanie w roku kalendarzowym,
- limit ten nie zwiększa się wraz ze stażem pracy (nie ma np. 5 dni po 10 latach),
- nie ma możliwości gromadzenia „niewykorzystanych” dni urlopu na żądanie na kolejne lata.
Co ważne, te 4 dni nie są dodatkowe. Przysługują w ramach:
- 20 dni urlopu wypoczynkowego – przy stażu pracy krótszym niż 10 lat,
- 26 dni urlopu wypoczynkowego – przy stażu pracy co najmniej 10 lat.
Jeżeli pracownik w ciągu roku w ogóle nie skorzysta z urlopu na żądanie, cały jego urlop pozostaje do wykorzystania jako zwykły urlop wypoczynkowy (w tym może stać się urlopem zaległym). Nie ma natomiast czegoś takiego jak „5. dzień urlopu na żądanie z zeszłego roku”. Limit 4 dni zawsze dotyczy konkretnego roku kalendarzowego.
Komu przysługuje urlop na żądanie
Urlop na żądanie przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę, który ma prawo do urlopu wypoczynkowego. Nie ma znaczenia stanowisko, rodzaj umowy (na czas określony czy nieokreślony) ani wymiar etatu – znaczenie ma wyłącznie to, że jest to stosunek pracy.
Urlop na żądanie nie przysługuje osobom współpracującym wyłącznie na podstawie:
- umowy zlecenia,
- umowy o dzieło,
- kontraktu B2B (działalność gospodarcza).
W tych przypadkach ewentualny „urlop” zależy wyłącznie od umowy cywilnoprawnej i ustaleń stron, a nie od Kodeksu pracy.
Jak liczy się urlop na żądanie – etat, niepełny etat, pierwsza praca
Urlop na żądanie przy pełnym i niepełnym etacie
Limit 4 dni dotyczy zarówno pełnego, jak i niepełnego etatu. Nie ma tu proporcjonalnego obniżenia liczby dni w związku z niższym wymiarem czasu pracy. Oznacza to, że:
- pracownik na pełnym etacie ma 4 dni urlopu na żądanie,
- pracownik na 1/2 etatu też ma 4 dni urlopu na żądanie, ale każdy dzień to mniejsza liczba godzin (proporcjonalna do etatu),
- ta sama zasada dotyczy 1/3, 3/4, 7/8 etatu itd.
Przy rozliczaniu urlopu urlop na żądanie odlicza się w godzinach, tak samo jak zwykły urlop wypoczynkowy. Jednemu dniowi urlopu odpowiada 8 godzin, a pula urlopowa pracownika jest wyrażona w godzinach, nie w dniach. Stąd przy niepełnym etacie pracodawca przelicza dni na żądanie proporcjonalnie na godziny, ale liczba dni kalendarzowych „na żądanie” w roku to zawsze maksymalnie 4.
Pierwsza praca i urlop na żądanie
Przy pierwszej pracy w życiu urlop wypoczynkowy przysługuje proporcjonalnie – z każdym przepracowanym miesiącem nabywa się prawo do 1/12 rocznego wymiaru urlopu.
W praktyce urlop na żądanie można wykorzystać dopiero wtedy, gdy pracownik faktycznie nabędzie określoną część urlopu wypoczynkowego. Jeżeli „uzbierany” urlop jest mniejszy niż 4 dni, nie ma możliwości zażądania od razu pełnych 4 dni. Można zgłosić urlop na żądanie w granicach aktualnie posiadanego urlopu wypoczynkowego.
Zmiana pracy w ciągu roku
Limit 4 dni dotyczy pracownika w danym roku kalendarzowym, a nie pojedynczego pracodawcy. Jeżeli więc:
- u poprzedniego pracodawcy wykorzystano już np. 3 dni urlopu na żądanie,
- u nowego pracodawcy w tym samym roku można zażądać jeszcze maksymalnie 1 dnia,
- pracodawca ma prawo zapytać o wykorzystane wcześniej dni urlopu na żądanie i uwzględnić tę informację.
Pracownik nie może „wyzerować licznika” z chwilą zmiany firmy. Rok kalendarzowy pozostaje ten sam, więc limit 4 dni też nie ulega zmianie.
Jak zgłosić urlop na żądanie – termin, forma, praktyka
Podstawowa zasada z Kodeksu pracy: urlop na żądanie trzeba zgłosić najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Nie ma wymogu zachowania godziny granicznej w przepisach, ale orzecznictwo i praktyka kadrowa wskazują, że zgłoszenie powinno nastąpić tak wcześnie, by pracodawca mógł zorganizować pracę.
Forma zgłoszenia urlopu na żądanie
Kodeks pracy nie narzuca konkretnej formy. W praktyce stosuje się:
- telefon do przełożonego lub działu kadr,
- sms,
- e‑mail,
- wniosek w systemie kadrowo‑płacowym (HR),
- zgłoszenie osobiste (gdy to możliwe).
Regulaminy pracy często precyzują, w jaki sposób trzeba zgłosić urlop na żądanie. Warto to sprawdzić, bo naruszenie przyjętej w firmie formy może później powodować spory (np. co do godziny zgłoszenia).
Co istotne, zgłoszenie urlopu na żądanie nie wymaga podawania powodu. Pracownik nie musi tłumaczyć, że chodzi o nagłą wizytę u lekarza, sprawy rodzinne czy zwykłą potrzebę odpoczynku – przepisy nie nakładają takiego obowiązku.
Czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie
Powszechna jest wiara, że urlop na żądanie „musi być udzielony” i pracodawca nie ma nic do powiedzenia. To tylko część prawdy. Co do zasady pracodawca powinien udzielić urlopu na żądanie, ale:
Pracodawca może odmówić urlopu na żądanie w wyjątkowych sytuacjach, kiedy nieobecność pracownika zagraża poważnie interesom firmy lub bezpieczeństwu.
Ta możliwość wynika z orzecznictwa Sądu Najwyższego. Uznano, że obowiązek pracownika stawienia się do pracy w wyjątkowych okolicznościach ma pierwszeństwo nad prawem do urlopu na żądanie. Chodzi jednak o przypadki naprawdę szczególne – np. sytuacje awaryjne, poważne zakłócenia w funkcjonowaniu zakładu, zagrożenie mienia lub zdrowia ludzi.
W praktyce każda odmowa powinna być dobrze uzasadniona. Odmowa „bo tak” będzie trudna do obrony, zwłaszcza gdy sprawa trafi do sądu pracy. Z drugiej strony pracownik, który lekceważy obowiązek pracy w sytuacji krytycznej dla firmy, także naraża się na poważne konsekwencje.
Urlop na żądanie a wynagrodzenie i dokumentacja
Urlop na żądanie jest płatnym urlopem, dokładnie tak samo jak zwykły urlop wypoczynkowy. Za te dni przysługuje normalne wynagrodzenie, obliczane według zasad stosowanych przy urlopie wypoczynkowym.
W dokumentacji kadrowej każdy dzień urlopu na żądanie jest odnotowywany jako część urlopu wypoczynkowego z adnotacją „na żądanie”. Dla pracownika istotny jest głównie fakt, że zmniejsza to pulę urlopu wypoczynkowego w roku.
Niewykorzystane w danym roku dni urlopu na żądanie nie „przepadają” jako urlop w ogóle – pozostają w puli urlopu wypoczynkowego, który może stać się urlopem zaległym. Przepada wyłącznie możliwość skorzystania z nich w trybie „na żądanie” po zakończeniu roku kalendarzowego.
Nadużywanie urlopu na żądanie i konsekwencje
Ciągłe „branie na żądanie” a ocena pracownika
Przepisy nie ograniczają liczby dni urlopu na żądanie z rzędu – teoretycznie można wziąć nawet 4 dni pod rząd. W praktyce ciągłe korzystanie z tej formy urlopu może zostać ocenione jako nadużycie, zwłaszcza gdy:
- dzieje się regularnie w okresach największego zapotrzebowania na pracę,
- wiąże się z częstymi nieobecnościami po weekendach i świętach,
- powoduje poważne zakłócenia w funkcjonowaniu działu lub firmy.
Pracodawca, obserwując taki schemat, może wyciągnąć konsekwencje służbowe – od rozmowy dyscyplinującej, przez naganę, aż po wypowiedzenie umowy, jeżeli utrudniona organizacja pracy jest istotna. Urlop na żądanie jest prawem pracownika, ale nie tarczą chroniącą przed wszelkimi konsekwencjami za dezorganizowanie pracy.
Nieusprawiedliwiona nieobecność zamiast urlopu
Jeżeli pracownik po prostu nie stawi się do pracy i powie po fakcie, że „to był urlop na żądanie”, sprawa wygląda inaczej. Zgłoszenie urlopu na żądanie powinno mieć miejsce najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, a najlepiej przed planowanym rozpoczęciem pracy.
Brak zawiadomienia w odpowiednim czasie może zostać uznany za nieusprawiedliwioną nieobecność, co rodzi poważne konsekwencje, włącznie z możliwością zwolnienia dyscyplinarnego w skrajnych przypadkach. Dlatego w nagłej sytuacji lepiej zadzwonić czy wysłać wiadomość o 6:00 rano, niż próbować wyjaśniać sprawę wieczorem po fakcie.
Urlop na żądanie – najważniejsze wnioski praktyczne
Podsumowując, aktualne przepisy Kodeksu pracy dotyczące urlopu na żądanie można sprowadzić do kilku kluczowych zasad:
- W każdym roku kalendarzowym przysługują maksymalnie 4 dni urlopu na żądanie.
- To nie jest dodatkowy urlop – dni na żądanie wliczają się do 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego.
- Limit 4 dni dotyczy pracownika w danym roku, niezależnie od liczby pracodawców.
- Urlop na żądanie trzeba zgłosić najpóźniej w dniu, w którym ma się rozpocząć, w sposób przyjęty w firmie.
- Pracodawca co do zasady powinien udzielić takiego urlopu, ale w wyjątkowych sytuacjach może odmówić.
- Urlop na żądanie jest w pełni płatny, jak zwykły urlop wypoczynkowy.
- Niewykorzystane „dni na żądanie” nie przechodzą jako takie na kolejny rok, ale pozostają częścią puli urlopu wypoczynkowego.
Znajomość tych zasad pozwala korzystać z urlopu na żądanie świadomie, bez wchodzenia w spór z pracodawcą i bez ryzyka, że nieoczekiwany dzień wolny zamieni się w nieusprawiedliwioną nieobecność.