Urlop okolicznościowy to nie jest „miły gest” pracodawcy, który może, ale nie musi się pojawić. To konkretne, płatne dni wolne gwarantowane przepisami, które przysługują w ściśle określonych sytuacjach życiowych. Co ważne – nie zabierają ani jednego dnia z puli zwykłego urlopu wypoczynkowego. W praktyce oznacza to, że przy ślubie, narodzinach dziecka czy śmierci bliskiej osoby można legalnie nie pojawić się w pracy, zachowując pełne wynagrodzenie. Poniżej znajduje się przegląd tego, ile jest urlopu okolicznościowego, komu dokładnie przysługuje i jak go prawidłowo wykorzystać, żeby uniknąć nieporozumień z pracodawcą i działem kadr.
Czym jest urlop okolicznościowy i na jakiej podstawie przysługuje
Urlop okolicznościowy to dodatkowe dni wolne od pracy, które przysługują z powodu określonych wydarzeń rodzinnych, przewidzianych w przepisach. Podstawą nie jest Kodeks pracy, ale rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania zwolnień od pracy.
W praktyce oznacza to, że pracodawca nie ma tu dowolności: jeśli zdarzenie mieści się w katalogu z rozporządzenia, a pracownik złoży wniosek i potwierdzi zdarzenie, urlop musi być udzielony. Urlop okolicznościowy jest płatny – pracownik otrzymuje wynagrodzenie jak za pracę, a dzień jest traktowany jak czas przepracowany.
Urlop okolicznościowy nie zmniejsza puli urlopu wypoczynkowego (20 lub 26 dni) i jest zawsze w pełni płatny.
Ile jest urlopu okolicznościowego – konkretne sytuacje
Wbrew obiegowym opiniom, nie ma tu dużej dowolności. Liczba dni jest sztywno przypisana do typu wydarzenia i stopnia pokrewieństwa.
Ile dni przysługuje – podział na 2 dni i 1 dzień
Zgodnie z rozporządzeniem, urlop okolicznościowy przysługuje w wymiarze:
- 2 dni – w razie:
- ślubu pracownika,
- urodzenia się dziecka pracownika,
- zgonu i pogrzebu małżonka, dziecka, ojca, matki, macochy lub ojczyma.
- 1 dnia – w razie:
- ślubu dziecka pracownika,
- zgonu i pogrzebu siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.
Lista jest zamknięta – jeśli wydarzenie nie zostało w niej wskazane (np. ślub rodzeństwa, komunii dziecka, rozwód), urlop okolicznościowy z przepisów nie przysługuje. Pracodawca oczywiście może dobrowolnie udzielić płatnego lub bezpłatnego wolnego, ale będzie to dobra wola, a nie obowiązek.
Najczęstsze sytuacje w praktyce
W pracy działów kadr najczęściej pojawiają się trzy typowe przypadki. Po pierwsze – narodziny dziecka. Pracownikowi przysługują wtedy 2 dni urlopu okolicznościowego, niezależnie od tego, czy skorzysta z urlopu ojcowskiego. Po drugie – ślub pracownika. Ustawowo również są to 2 dni, a nie „do uzgodnienia”, jak bywa to mylnie przedstawiane. Po trzecie – śmierć bliskiej osoby, szczególnie rodzica lub współmałżonka, co często wymaga wyjazdu, załatwienia formalności i uczestnictwa w pogrzebie.
Warto pamiętać, że w razie zgonu i pogrzebu teścia lub teściowej przysługuje 1 dzień urlopu. Nie ma tu znaczenia, czy małżeństwo z ich dzieckiem nadal trwa – przepisy nie uzależniają prawa do urlopu od separacji czy rozwodu.
Komu przysługuje urlop okolicznościowy
Urlop okolicznościowy przysługuje pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę, niezależnie od wymiaru etatu (pełny etat, 1/2, 1/4 itd.). Przy niepełnym etacie dni urlopu okolicznościowego nie są proporcjonalnie obcinane – przysługują w takiej samej liczbie jak pracownikowi pełnoetatowemu.
Osoby pracujące na umowach cywilnoprawnych (zlecenie, o dzieło) nie korzystają z urlopu okolicznościowego na podstawie tego rozporządzenia. Chyba że w treści umowy wprost wpisano dodatkowe uprawnienia, ale będzie to zapis umowny, a nie wynikający z prawa pracy.
- Prawo do urlopu okolicznościowego – tylko przy stosunku pracy (umowa o pracę).
- Brak ustawowego prawa – przy zleceniu, dziele, B2B (chyba że inaczej ustalono w umowie/kontrakcie).
- Wymiar etatu – bez wpływu na liczbę dni urlopu okolicznościowego.
W praktyce błędem jest zakładanie, że „skoro urlop wypoczynkowy jest proporcjonalny do etatu, to urlop okolicznościowy też”. Tutaj przepisy mówią wprost – 1 albo 2 dni, bez przeliczania.
Kiedy można wykorzystać urlop okolicznościowy
Rozporządzenie mówi, że urlop przysługuje „w związku z” określonym zdarzeniem. To sformułowanie robi różnicę: nie ma obowiązku wykorzystywania urlopu wyłącznie w dniu wydarzenia. Można go wziąć przed, w dniu albo po – byle istniał rozsądny związek czasowy.
Urlop przed wydarzeniem, w dniu wydarzenia czy po?
Przykładowo, przy ślubie pracownika możliwe jest wzięcie jednego dnia na załatwienie spraw formalnych przed ceremonią i jednego dnia po ślubie. Tak samo przy zgonie bliskiej osoby – często pierwszy dzień wykorzystywany jest na organizację spraw urzędowych, a drugi w dniu pogrzebu.
Przepisy nie wyznaczają twardego terminu, np. „w ciągu 7 dni od wydarzenia”. Przyjmuje się jednak, że nie powinien to być okres odległy, zupełnie oderwany od zdarzenia. Gdyby ktoś próbował wziąć urlop okolicznościowy miesiąc po ślubie, pracodawca miałby mocne argumenty, by odmówić, powołując się na brak realnego związku czasowego.
W sytuacji, gdy wydarzenie przypada w dzień wolny od pracy (np. sobota, w którą pracownik nie pracuje), urlop okolicznościowy może zostać udzielony w innym dniu, pozostając nadal „w związku z” tym wydarzeniem. Nie przepada tylko dlatego, że ślub zaplanowano na sobotę.
Jak wnioskować o urlop okolicznościowy
Choć prawo do urlopu wynika z rozporządzenia, w praktyce wszystko zaczyna się od prostego wniosku. W większości firm stosuje się gotowe formularze (papierowe lub elektroniczne w systemie kadrowym), gdzie wskazuje się powód, datę oraz liczbę dni.
Pracownik powinien poinformować pracodawcę jak najszybciej, gdy tylko wie o nadchodzącym wydarzeniu (np. planowany ślub) albo gdy wydarzy się sytuacja nagła (zgon bliskiej osoby). Pozwala to zorganizować zastępstwa i uniknąć napięć w zespole.
Dokumenty potwierdzające prawo do urlopu
Pracodawca ma prawo oczekiwać dokumentu potwierdzającego zdarzenie, choć zazwyczaj nie dzieje się to „od razu”. W praktyce często przyjmuje się wniosek, a dokument dostarczany jest później, gdy zostanie wydany przez urząd.
Typowe dokumenty to:
- akt małżeństwa – przy ślubie pracownika lub dziecka,
- akt urodzenia dziecka – przy urodzeniu dziecka pracownika,
- akt zgonu – przy śmierci osoby bliskiej,
- inne dokumenty urzędowe potwierdzające pokrewieństwo lub pozostawanie pod opieką.
Przepisy nie wymagają dołączania kopii tych dokumentów do wniosku w chwili jego składania. Szczegółowe zasady obiegu dokumentów określają wewnętrzne regulaminy firmy. Z punktu widzenia pracownika najważniejsze jest, by zdarzenie dało się obiektywnie udokumentować i by wniosek był złożony w rozsądnym terminie.
Urlop okolicznościowy a inne uprawnienia pracownika
Urlop okolicznościowy nie jest ani urlopem wypoczynkowym, ani urlopem bezpłatnym. Jest odrębnym, płatnym zwolnieniem od pracy. Za czas tego urlopu pracownik otrzymuje wynagrodzenie liczone jak za urlop wypoczynkowy – na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z ostatnich miesięcy.
Nie ma też żadnego wpływu na okres zatrudnienia, składki ZUS ani inne prawa pracownicze. Na świadectwie pracy takie dni co do zasady nie są wyszczególniane osobno – mieszczą się w ogólnej informacji o nieobecnościach usprawiedliwionych.
Urlop okolicznościowy można łączyć z innymi uprawnieniami, np. z:
– urlopem wypoczynkowym (np. 2 dni okolicznościowego + kilka dni wypoczynkowego po ślubie),
– urlopem ojcowskim lub rodzicielskim (np. 2 dni okolicznościowego z tytułu narodzin + później urlop ojcowski).
Warto jednak pamiętać o jednej rzeczy: niewykorzystany urlop okolicznościowy przepada, jeśli pracownik nie zawnioskuje o niego w rozsądnym czasie od zdarzenia lub jeśli zdarzenie miało miejsce po ustaniu stosunku pracy. Nie ma ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop okolicznościowy przy rozwiązaniu umowy.
Za niewykorzystany urlop okolicznościowy nie przysługuje żaden ekwiwalent – to uprawnienie „na konkretną okazję”, nie przenosi się na przyszłość.
Najczęstsze problemy i mity wokół urlopu okolicznościowego
Wokół urlopu okolicznościowego narosło sporo nieporozumień. Warto rozprawić się z najpopularniejszymi:
- „Przy ślubie jest zawsze 3–5 dni wolnego” – z przepisów są 2 dni. Reszta zależy od regulaminu pracy lub dobrej woli pracodawcy.
- „Jak mam pół etatu, to dostanę tylko 1 dzień” – nie, wymiar etatu nie wpływa na liczbę dni urlopu okolicznościowego.
- „Urlop okolicznościowy wlicza się w 20/26 dni urlopu wypoczynkowego” – nie, to zupełnie odrębne uprawnienie.
- „Jak ślub jest w sobotę, to urlop nie przysługuje” – przysługuje, ale może zostać wykorzystany w inne dni pozostające w związku z wydarzeniem.
Częsty błąd to też mylenie urlopu okolicznościowego z zwolnieniem od pracy na załatwienie spraw osobistych. To drugie jest bardziej elastyczne, ale co do zasady może być niepłatne lub „odrabiane” w innym terminie, jeśli tak przewiduje regulamin. Urlop okolicznościowy jest zawsze płatny i wynika z zamkniętego katalogu sytuacji.
Znajomość tych zasad bardzo ułatwia rozmowę z działem kadr i przełożonym. Zamiast ogólnego „potrzebuję wolne”, lepiej od razu powołać się na konkretną podstawę: „przysługuje urlop okolicznościowy, 2 dni, w związku z narodzinami dziecka” i załatwić wszystko zgodnie z prawem, bez zbędnego stresu.