Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej to jeden z kluczowych dokumentów kadrowych, który potwierdza, w jaki sposób pracodawca gromadzi, przechowuje i usuwa akta osobowe oraz pozostałą dokumentację związaną ze stosunkiem pracy. Powinna ona w sposób jasny i zrozumiały opisywać okresy przechowywania dokumentów, podstawę prawną, sposób archiwizacji oraz zasady udostępniania dokumentacji pracownikowi i byłemu pracownikowi.
Przygotowując taką informację, warto zadbać, aby zawierała ona pełne dane identyfikujące pracodawcę, dane pracownika, jednoznaczne wskazanie, jakiego okresu zatrudnienia dotyczy, a także wyszczególnienie kategorii dokumentów (akta osobowe, dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, dokumentacja czasu pracy, dokumentacja płacowa, dokumenty BHP). Istotne jest również wskazanie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej w latach, z odwołaniem do odpowiednich przepisów prawa pracy oraz przepisów o archiwizacji i podatkowych.
Dokument „Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej” pełni także ważną funkcję w obszarze RODO i ochrony danych osobowych. Powinien wskazywać, w jakim celu są przetwarzane dane osobowe w dokumentacji pracowniczej, jakie są podstawy prawne tego przetwarzania oraz jakie prawa przysługują pracownikowi (dostęp do akt, uzyskanie kopii dokumentów, żądanie sprostowania). Dobrą praktyką jest również opisanie, w jaki sposób i kiedy dokumentacja będzie niszczona lub przekazywana do archiwum.
Poniższy wzór został przygotowany tak, aby można go było łatwo dostosować do potrzeb firmy – zarówno w wersji elektronicznej, jak i po wydrukowaniu. Zawiera on podstawowe elementy wymagane w obszarze dokumentacji kadrowej, z możliwością uzupełnienia o dodatkowe informacje np. dotyczące archiwizacji dokumentów pracowniczych w systemach informatycznych, polityki bezpieczeństwa czy procedur udostępniania akt osobowych.
Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej
1. Zakres dokumentacji pracowniczej
- akta osobowe pracownika (część A, B, C oraz – jeżeli dotyczy – część D),
- dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (m.in. wnioski, oświadczenia, polecenia służbowe),
- dokumentację dotyczącą ewidencji czasu pracy, w tym prac w godzinach nadliczbowych, nocnych, dyżurów, urlopów i zwolnień od pracy,
- dokumentację dotyczącą wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą,
- dokumentację związaną z BHP oraz wypadkami przy pracy i chorobami zawodowymi (jeżeli wystąpiły).
2. Okres przechowywania dokumentacji
| Rodzaj dokumentacji | Podstawowy okres przechowywania | Uwagi |
|---|---|---|
| Akta osobowe pracownika | 10 lat lub 50 lat* | w zależności od daty nawiązania stosunku pracy i przekazania raportu ZUS RIA* |
| Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy | 10 lat | chyba że przepisy szczególne przewidują dłuższy okres przechowywania |
| Dokumentacja czasu pracy | 10 lat | obejmuje m.in. ewidencję czasu pracy, wnioski urlopowe |
| Dokumentacja płacowa i podatkowa | co najmniej 5 lat | z uwagi na przepisy podatkowe i ubezpieczeniowe |
| Dokumentacja BHP i wypadkowa | co najmniej 10 lat | lub dłużej, jeżeli wymagają tego przepisy szczególne |
3. Sposób przechowywania i dostęp do dokumentacji
- papierowej w zamykanych szafach / pomieszczeniach z ograniczonym dostępem, oraz / lub
- elektronicznej, w systemie informatycznym spełniającym wymagania w zakresie bezpieczeństwa i integralności danych.
4. Usunięcie dokumentacji po upływie okresu przechowywania
5. Potwierdzenie otrzymania informacji
| Miejscowość i data: ……………………………………………………… | Podpis pracownika: ……………………………………………………… |
| ……………………………………………………… | Podpis osoby reprezentującej pracodawcę: ………………………. |
Jak korzystać ze wzoru informacji o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej
Przedstawiony wyżej wzór „Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej” został przygotowany jako uniwersalny dokument, który można stosunkowo łatwo dopasować do realiów danej firmy. Należy go jednak każdorazowo zweryfikować z aktualnymi przepisami prawa pracy oraz wewnętrznymi regulaminami (regulamin pracy, polityka ochrony danych, instrukcja kancelaryjna). Szczególną uwagę trzeba zwrócić na prawidłowe określenie okresów przechowywania akt osobowych i pozostałej dokumentacji kadrowej.
W praktyce dokument ten można dołączać do pakietu dokumentów przekazywanych pracownikowi przy zatrudnieniu, przy rozwiązaniu umowy, a także przekazywać na wniosek byłego pracownika. Wersja elektroniczna – wygenerowana za pomocą przycisku „Zapisz jako PDF” – może być przechowywana w systemie kadrowym jako potwierdzenie spełnienia obowiązku informacyjnego w zakresie dokumentacji pracowniczej i RODO.
Elementy, które można modyfikować
Dane pracodawcy i pracownika
Pola przewidziane na dane pracodawcy i pracownika są celowo pozostawione w formie kropek, aby umożliwić ich wypełnienie ręczne lub edytowalne. Możesz je zastąpić gotowymi polami z systemu kadrowo-płacowego (np. poprzez scalenie z bazą danych) lub dodać dodatkowe identyfikatory, takie jak numer teczki osobowej czy numer ewidencyjny pracownika. Ważne, aby wszystkie dokumenty w aktach osobowych były ze sobą spójne pod względem używanych oznaczeń.
Zakres dokumentacji i kategorie danych
Lista obejmująca akta osobowe, dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, ewidencję czasu pracy, dokumentację płacową i BHP może zostać rozbudowana o dodatkowe pozycje, charakterystyczne dla Twojej branży. Jeżeli prowadzisz specyficzne rejestry (np. ewidencja kierowców, ewidencja szkoleń specjalistycznych), możesz dodać je jako odrębne pozycje. Istotne jest, aby dokument nie obiecywał krótszych okresów przechowywania niż wynika to z prawa.
Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej
Tabela okresów przechowywania została przygotowana w oparciu o standardowe wymagania, ale nie zastępuje analizy przepisów szczególnych. W niektórych przypadkach (np. prace w szczególnych warunkach, narażenie na czynniki szkodliwe) dokumentacja powinna być przechowywana dłużej. Przy modyfikacji tabeli warto skonsultować się z działem kadr lub prawnikiem, aby uniknąć zbyt krótkiego czasu archiwizacji dokumentów pracowniczych, co może skutkować problemami dowodowymi lub sankcjami.
Na co zwrócić szczególną uwagę przy wdrażaniu wzoru
Powiązanie z RODO i obowiązkiem informacyjnym
Choć wzór koncentruje się na okresach przechowywania, jego treść musi być spójna z klauzulą informacyjną RODO przekazywaną pracownikowi. Jeżeli w polityce prywatności wskazujesz inne terminy przechowywania dla określonych kategorii danych, należy je odpowiednio ujednolicić. Niespójne informacje mogą zostać zakwestionowane przez organy nadzorcze lub pracowników korzystających ze swoich praw.
Forma przechowywania i procedura niszczenia dokumentów
W sekcji dotyczącej sposobu przechowywania możesz doprecyzować, w jakich systemach przechowywana jest dokumentacja elektroniczna, kto ma do niej dostęp oraz jak wygląda procedura niszczenia po upływie okresu przechowywania. Nie warto jednak nadmiernie uszczegóławiać nazw systemów czy dostawców – lepiej opisać je w wewnętrznych politykach bezpieczeństwa, a w samej informacji ograniczyć się do ogólnych, ale zgodnych z prawdą zasad.
Spójność z innymi dokumentami kadrowymi
Stosując ten wzór, zadbaj, aby oznaczenia działów, stanowisk, nazw spółek i jednostek organizacyjnych odpowiadały tym, które występują w umowach o pracę, regulaminach i zarządzeniach. Dzięki temu dokumentacja pracownicza jest przejrzysta, a w razie kontroli łatwo wykazać, że procedury przechowywania i archiwizacji dokumentów są jednolite i konsekwentnie stosowane.